ERP y pymes (I) ¿Es posible una solución única para todas las necesidades de una pequeña empresa?

21 Jun 2012

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Es frecuente que el desarrollo digital de una pyme vaya en función de sus necesidades inmediatas, sin la realización de una planificación adecuada. Sea del tipo que sea, cualquier pequeña empresa necesita controlar las facturas, llevar adecuadamente cobros y pagos, hacer una mínima previsión de tesorería y empieza resolviendo sus necesidades contables inmediatas con las socorridas hojas de cálculo para pasar a algún programa de contabilidad.

Con que haya un mínimo de plantilla, necesitará al menos de una aplicación de nóminas. También necesitará gestionar los permisos y vacaciones del personal.
Por otro lado, se necesitarán poder gestionar adecuadamente clientes y proveedores, establecer una mínima planificación comercial. La gestión digital de compras y ventas pronto se hace imprescindible: catálogos, tarifas, descuentos… Si además produce elementos tangibles, necesitará al menos un programa que le facilite el control de stock, el movimiento entre almacenes… Si su negocio está orientado a proyectos, no podrá trabajar sin una herramienta con la que pueda gestionarlos. Y así un largo etcétera.

Cada una de estas necesidades se irán solventando conforme vayan apareciendo, realizando pequeñas (o grandes) inversiones en la adquisición de licencias de distintos programas y proveedores. Cada área o departamento irá resolviendo sus necesidades, en función de tareas concretas, sin tener en cuenta al resto, y aislándose. Lo habitual será no exista integración alguna entre cada uno de estos sistemas, y que los mismos datos haya que meterlos repetidas veces en cada uno de los sistemas. Pronto la empresa se convertirá en un archipiélago de información.

Si la dirección de la empresa necesita hacer una mínima planificación estratégica, o conocer su situación financiera se verá abocada a ir realizando consultas parciales a cada uno de estos sistemas, consiguiendo una información la más de las veces incompleta y desactualizada, por lo que no podrá tomar las decisiones adecuadas para el progreso de su negocio.

El problema fundamental es que el crecimiento digital se suele hacer de manera orgánica, atendiendo a necesidades puntuales, orientado a tareas, pequeñas o grandes, y no a los procesos generales del negocio.

¿Existe una la solución única?¿Es posible una herramienta que refleje los flujos naturales de los procesos de mi negocio? Y lo quizás pueda interesar más: si esa utopía, ese “anillo que los gobierne a todos” existe, ¿está al alcance de los modestos presupuesto de TI de una pequeña empresa?

Esa solución existe y se llama Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema que, recogiendo las mejores prácticas de negocio, integra en una base de datos única toda la información necesaria para los principales procesos, dotándolo de consistencia, accesibilidad, interoperabilidad, eficacia inimaginables en un escenario de aplicaciones múltiples.

ERP, Business Inteligent

Dicha solución ha estado tradicionalmente asociada a grandes corporaciones, con enormes presupuestos. Es cierto que las grandes firmas de desarrollo ERP tienen productos orientados a pymes, pero no es menos cierto que dichas soluciones tienen un grado de personalización mínimo y que, una vez atados a una solución propietaria, los costes de adaptación a las necesidades concretas se vuelven insostenibles para cualquier pequeña empresa. La introducción de las soluciones open source en el mercado, con amplias comunidades trabajando continuamente en su evolución, ha permitido que las pymes puedan incorporar ERP a su tecnología de gestión, convirtiéndola en una herramienta insustituible que mejorará todos los aspectos de su negocio incluida su cuenta de resultados, cuestión de supervivencia en los tiempos que corren 😉

En los próximos artículos profundizaremos en las funcionalidades básicas, de cualquier ERP: contabilidad financiera y analítica, recursos humanos, compras, ventas, CRM, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence) , etc. Nos centraremos en el producto open source que Viavansi ha elegido, tanto como como herramienta propia de gestión, como para ofrecérselo a sus clientes: OpenERP. Finalmente, explicaremos cómo combinamos esta potente aplicación con Viafirma , nuestra plataforma de autenticación y firma digital y con nuestro modulo de factura electrónica, siguiendo los estándares de facturae.

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