ERP y Pymes (II): “El anillo único”

27 Jun 2012

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Anillo único ERP

En el artículo anterior comentaba la evolución habitual de las TICs en la incorporación de las nuevas tecnologías en su gestión, y cómo se van incorporando aplicaciones según las necesidades puntuales, atendiendo a tareas, sin tener en cuenta la totalidad de los procesos. Los sistemas apenas permiten la interoperabilidad. La información se maneja de manera parcial, muy fragmentada, formándose las llamadas islas de información.

Conforme la empresa va creciendo, se va haciendo cada vez más ingobernable. Al final del artículo hablábamos del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP(Enterprise Resource Planning), como ese “Anillo Único” que gobierne todos los procesos, pero sin las intenciones oscuras de Sauron 😉

Un único Sistema de Información, con el dato único como característica fundamental. Los datos sólo se introducen una vez en el sistema y son gestionados en tiempo real y compartidas de manera coherente por todas las áreas de la empresa. La información fluye según modelos de negocio contrastado y reconocidos como las mejores soluciones. Esto a veces conlleva cierta reingeniería de procesos, ya que son los procesos horizontales de la empresa los que deben adaptarse al sistema y no al contrario.

Como indicábamos también en el artículo anterior, describiremos el ERP que Viavansi ha elegido para su gestión propia y la de sus clientes: OpenERP, un ERP open source respaldado por una amplia comunidad de desarrolladores.

Los ERP tienen principalmente funcionalidades horizontales, comunes a la necesidades de la mayoría de las empresas en todo el mundo: contabilidad y finanzas, recursos humanos, compras, ventas, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence)… Además de estos procesos, el ERP suele venir acompañado de un CRM, que completa el flujo de negocio en relación con los clientes.

En esta relación hay que observar que la contabilidad financiera es un caso especial. Debido a las peculiaridades legales de cada país, es necesaria una implementación de la contabilidad financiera específica para cada país. Es lo que se denomina localización contable.

Además de las funcionalidades comunes, existen ERPs adaptados a las necesidades particulares de una actividad empresarial concreta, por ejemplo, un ERP preparado para una granja avícola o una agencia de viajes. Son los llamados desarrollos verticales.

Los ERP entienden la empresa (denominada compañía en OpenERP) como un conjunto de áreas o departamentos interrelacionados por la información que comparten en los procesos en los que están implicados. La estructura modular de OpenERP corresponde a esta interpretación, de tal manera que, aunque interrelacionados y manteniendo en todo momento la filosofía del dato único, el sistema permite activar más o menos módulos en función de las necesidades iniciales cada negocio, pudiendo agregar otros módulos conforme sean necesarios.

Los módulos certificados de OpenERP corresponden a estas áreas principales:

  • CRM: iniciativas, oportunidades, órdenes de venta, libreta de direcciones, reuniones, llamadas telefónicas, facturación, servicio post venta, recaudación de fondos, productos, documentos e informes.
  • Compra: solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, libreta de direcciones, control de inventario, control de facturas, productos e informes.
  • Manufactura: recursos, listado de productos, planificación, fabricación, control e informes
  • Gestión de almacenes: gestión de almacenes, trazabilidad, control de inventario, productos, adquisiciones automáticas e informes.
  • Gestión de Proyectos: gestión de proyectos, planificación a largo plazo, recursos, time tracking e informes.
  • Contabilidad: pagos, cobros, banco y efectivo, análisis gráfico, planes contables, presupuestos, procesamientos periódicos, e informes
  • Recursos Humanos: recursos humanos, permisos y vacaciones, control horario, gastos, procesos de evaluación, reclutamiento e informes
  • Marketing: campañas, plantillas, automatización, análisis gráfico e informes.

La interfaz es fácilmente personalizable. Debido a su carácter general de su configuración inicial, la compañía puede requerir de alguna funcionalidad horizontal más específica. Para ello, además de los módulos certificados, en el Centro de Desarrollo están disponibles más de 700 módulos que complementan la oferta de este ERP open source. Su aún sigue necesitando alguna funcionalidad aún no disponible, siempre es posible un desarrollo particular, a partir de los módulos existentes.

Existen una importante presencia de foros, tanto técnicos como funcionales. El foro oficial en español es uno de los más activos.

En el próximo artículo hablaremos de una de las principales áreas de OpenERP, la contabilidad financiera, centrándonos en la localización española.

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