ERP and SMEs (III): financial accounting (Spanish version)

16 Jul 2012

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Aunque en el devenir de una pyme lo primero que se suele necesitar es la gestión de proveedores (SRM) y, sobre todo, clientes (CRM), nos la vamos a saltar de momento para ir a lo que a mí me parece el corazón de OpenErp: el control de la pasta. En los tiempos que corren, el minucioso control económico y financiero se ha convertido en una actividad crítica, desde los gobiernos hasta el más pequeño de los negocios. Así que le pediremos al sistema lo que Rod Tidwell a Jerry Maguire:

Casi cualquier actividad de OpenErp tiene repercusión contable. Indirectamente, todas. Una venta que se formaliza con su factura, el pago de las nóminas, una reposición de stock, los gastos del comercial, una compensación a un cliente, la limpieza de la oficina, la liquidación tributaria… Una de las enormes ventajas de OpenERP es que, se produzca donde se produzca la actividad, compras, ventas, marketing, producción… estas áreas NO se tiene que poner en contacto con contabilidad para informar de la novedad contable, porque simultáneamente a cualquiera de estas tareas YA se está produciendo su repercusión contable. No se produce comunicación entre distintas bases de datos y sistemas: sólo hay un sistema y una única bases de datos. El dato se introduce una única vez y repercute inmediatamente en cuantas áreas se haya configurado según los flujos de negocio. No hay tiempos de espera de comunicación entre áreas, ni pérdida de datos, ni introducción repetida de los mismos. Y mejora la calidad de vida de los contables 🙂

Al ser un sistema general, adaptable a cualquier tipo de negocio, la configuración inicial es fundamental y requiere un esfuerzo importante en el inicio, esfuerzo que se ve enseguida amortizado por la fluidez y la simplificación de tareas contables. Como ya adelantábamos en el artículo anterior, lo primero será elegir la localización contable necesaria, es decir, la configuración contable adaptada a la legislación del país donde la empresa realice su actividad. Es importante observar aquí que los módulos certificados de OpenERP contemplan una configuración muy básica de algunas localizaciones, y que para usar como en nuestro caso, la contabilidad según la normativa de España, deberemos instalar y configurar adecuadamente un conjunto de módulos no certificados de la localización española. Afortunadamente, la comunidad de desarrollo de dicha localización es uno de los más activos de OpenERP, por lo que las posibilidades funcionales de estos módulos son muy amplias.

Como decía, una vez instalados los módulos necesarios, es esencial un trabajo de configuración inicial importante, que en gran medida irá personalizado en función de las características de cada empresa: régimen fiscal, plan contable, etc. Lo ideal es haber realizado previamente un estudio de los procesos de la empresa, en particular de los procesos económico-financieros, ya que en la medida en que esta primera configuración se realice con precisión se obtendrá un sistema más o menos eficiente y eficaz. Si hubiese conflicto entre los procesos de la empresa y los de OpenERP, lo recomendable es optar por estos últimos modificando donde sea necesario los propios, ya que los modelos de OpenERP están basados en las mejores soluciones contrastadas. No vamos a ocultar que en este cambio, sobre todo en empresa de larga trayectoria, con “vicios procedimentales” fuertemente arraigados, se pueden encontrar serias actitudes de rechazo al cambio, que deben ser previstas y gestionadas con inteligencia si queremos llevar el proyecto a buen puerto. Esta dificultad, que se puede encontrar en cualquier departamento de la empresa, se encontrará especialmente en el área de contabilidad, habitualmente la más reacia a cualquier cambio.

Sin embargo, el esfuerzo bien vale la pena. En cuanto pasa el periodo de adaptación, los usuarios, tanto los generadores de actividad contable, como los gestores de la misma, ven una notable mejoría en esta actividad, ya que el registro contable se hace de forma rápida y sencilla.

Como muestra para contables reacios, en el área de contabilidad financiera de OpenERP, concretamente en la localización española podemos, entre muchas otras, encontrar las siguientes funcionalidades:

  • Importación de extractos bancarios. Consigues tener registrado todos los movimientos de tus cuentas bancarias y con ello poder conciliar los movimientos de las facturas que tienes pendiente de cobro o pago.
  • Registro de caja. Permite gestionar los movimientos diarios de dinero en efectivo y que esto quede reflejado al final del día en la cuenta de Caja.
  • Realización de asientos contables de forma manual.
  • Gestión de remesas de cobro y de pago según las normas CSB 19 (recibos domiciliados), CBS 32 (descuento comercial), CSB 58 (anticipos de créditos) y CSB 34 (emisión de transferencias, nóminas, cheques, pagarés y pagos certificados) para poder ser enviados a la entidad bancaria.
  • Presupuestos basados en las cuentas analíticas.
  • Conciliación de asientos manual y automáticamente. En la primera opción te permite seleccionar las cuentas que queremos conciliar y en la segunda el programa busca por importes coincidentes y los concilia.
  • Realización de asientos recurrentes. Permite realizar asientos iguales que se sucedan todos los meses, con los mismos importes y las mismas cuentas. Por ejemplo, el pago de un préstamo.
  • Re-numerar asientos contables. Permite ordenar los asientos por fechas para su posterior presentación en el Registro Mercantil.
  • Cerrar periodo. Una vez cuadrado un período es posible cerrarlo para que no se hagan otros movimientos que puedan alterar los datos contables.
  • Cerrar un ejercicio fiscal. Con esta función se comprueban si algún asiento no está asentado y una vez verificado te crea el asiento de Pérdidas y Ganancias, Cierre del ejercicio y Apertura del ejercicio siguiente.
  • Amortizaciones. Permite calcular la depreciación que va sufriendo un inmovilizado a lo largo de su vida útil.
  • Genera los informes más importantes como son el Balance de situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el informe de impuestos.
  • Genera los ficheros necesarios para las Declaraciones con la Agencia Tributaria como son el modelo 340, 347 y 349.

En resumen, el control económico sobre toda la actividad de la empresa es ágil, exacto, exhaustivo e inmediato. Como consecuencia inmediata, la información del estado económico y financiero para la oportuna toma de decisiones no tiene que esperar a la preparación de informes, muchas veces incompletos u obsoletos. Esto disminuye la incertidumbre y mejora por tanto la confianza en los momentos en los que estas cuestiones cobran vital importancia.

De la información del estado económico y financiero necesaria para la correcta toma de decisiones hablaremos en el próximo artículo, dedicado a la contabilidad analítica.

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