La aplicación de las tecnologías de información y comunicación a la Administración pública ha generado muchas ventajas a los ciudadanos, desde el fácil acceso a información hasta la realización de trámites fuera del tradicional horario de oficina. Además, esta transformación ha traído consigo también una simplificación de los procesos. Analizamos todos los beneficios que tiene la Administración electrónica para los ciudadanos, posibilitada por la firma electrónica.
La transformación digital se ha producido en ámbitos muy diversos, entre ellos en la Administración Pública, que ha adaptado su forma de relacionarse con el ciudadano aplicando las innovaciones tecnológicas actuales; con todos los beneficios (y también retos) que esto conlleva para todos.
La Comisión Europea define la Administración electrónica (o e-Administración) como:
“El uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) en las AAPP (Administraciones Públicas), combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas”.
Durante este proceso, todos los lugares físicos pasan a ser “lugares” virtuales, simplificando y eliminando muchas trabas y dificultades características de la burocracia. Por lo tanto, la oficina presencial se convierte en la sede virtual, la firma en papel en firma electrónica, la mesa de partes en un registro electrónico, etcétera.
La importancia de la firma digital
Este cambio de paradigma sobre cómo entendemos el funcionamiento de la Administración ha sido posible gracias a la implementación de la firma digital y la autenticación, dos herramientas con las que en Viafirma llevamos tiempo trabajando y creando soluciones basadas en ella; sabiendo el amplio abanico de ventajas que ofrece.
En primer lugar, gracias a la firma digital, cualquier ciudadano puede efectuar cualquier trámite y dar fe de su consentimiento sin necesidad de salir de su casa y acudir a la oficina más cercana. De esta forma, la Administración electrónica se convierte en un ente que está disponible 24 horas del día, los 365 días del año.
Gracias a esto, el ciudadano no está restringido por un limitado horario de oficina al que no siempre puede acudir por temas laborales u otras responsabilidades. No sólo es una cuestión de necesidad, sino de comodidad y rapidez. Trámites que antes llevaban varias horas ahora pueden completarse simplemente en pocos minutos desde casa.
Ahorro de costes para todos
Todo esto también acaba repercutiendo en un importante ahorro de costes, ya que no hay necesidad de que el ciudadano se traslade hasta ningún lugar. Según el informe “Eficiencia y Ahorro con la Aplicación de Tecnologías Accesibles en las Administraciones Públicas”, elaborado por la Fundación Centro Nacional de Tecnologías de la Accesibilidad (Centac), la implantación de la Administración electrónica supondrá un ahorro de 134.358 millones de euros desde el año 2011 hasta el 2020.
El ahorro no sólo ocurre por la parte de la Administración (que al final acaba repercutiendo en el ciudadano al poder dedicar más recursos económicos a otras actividades y servicios), sino que revierte directamente en las personas. Según explica Emilio García, presidente de la Asociación de Profesionales Públicos de Tecnologías de la Información de la Administración del Estado (Astic), un trámite que antes costaba 80€ se puede hacer por sólo 5€ de manera electrónica.
La digitalización también trae consigo la reducción del impacto medioambiental, algo que nos afecta y beneficia a todos como sociedad. Así, el ahorro en papel y otros tipos de costes derivados del desplazamiento repercuten positivamente en el medio ambiente.
Las TIC y su implementación en la Administración ayuda a reducir ciertas barreras sociales para colectivos con necesidades especiales (desde personas con dificultades o algún tipo de discapacidad hasta aquellas que vivan en zonas rurales y no tienen fácil acceso). De hecho, es realmente importante que personas discapacitadas vean facilitados los trámites que deben realizar obligatoriamente.
Este tipo de facilidades también producen un aumento de la participación ciudadana, a través de buzones de sugerencias digitales o cuestionarios de satisfacción, fomentando una relación interactiva y más positiva. Así, la relación entre ambos se vuelve más directa, transparente y cercana. Según la Unión Europea, el 62% de sus ciudadanos cree que los servicios electrónicos son beneficiosos.
Estas características encajan con la filosofía de la firma universal, que se basa en el principio de neutralidad tecnológica; una de las libertades más importantes de este siglo por la que la Unión Europea apuesta.
El objetivo de la firma universal es que ésta puede ser utilizada desde dispositivos móviles y ordenadores, sin importar el sistema operativo y navegador que se emplee y sin perder efectividad o tener una peor experiencia de usuario.
A todo esto, hay que añadir que los procesos electrónicos tienen la ventaja de la trazabilidad y la seguridad; se consigue que el sistema se haga más seguro y transparente. La autenticación es un proceso que soluciones como Viafirma Platform para la identificación del usuario a través de certificados digitales como el DNI electrónico, que garantiza la neutralidad tecnológica y la confianza.
¿En qué punto se encuentra la Administración electrónica?
La Comisión Europea publicó en 2016 un estudio (“¿Un punto de inflexión para el desarrollo de la Administración Electrónica en Europa?”) sobre el estado de la Administración electrónica dentro de los países miembros. En él se analizaban varios aspectos claves como el enfoque hacia el ciudadano o la transparencia, teniendo en cuenta también detalles sobre cada región como su población o su producto interior bruto.
Según el estudio, España se encuentra dentro de la categoría “en progreso”. Es decir, se trata de un país que “muestra una clara evolución en la digitalización de su Administración, pero afrontan factores externos que dificultan su completa introducción, como el grado de uso de los servicios electrónicos”.
La Administración electrónica también tiene retos a los que enfrentarse, como la insuficiente penetración de las tecnologías de información y comunicación (TIC). Aun así, según datos de Eurostat, el 45% de los españoles han usado alguna vez la e-Administración, ligeramente por encima de la media de la Unión Europea.
La Administración electrónica afecta de forma eminentemente positiva a los ciudadanos y demuestra la importancia del uso de soluciones que faciliten y simplifiquen los procesos y se adaptan a la realidad social y tecnológica. Además de menos trámites, se pueden realizar de forma remota, cuándo y dónde quiera cada uno, sin necesidad de acudir a una oficina con un horario restringido.
Además, este proceso de transformación lleva consigo muchas ventajas de la digitalización; que suponen un ahorro de costes para todas las partes y un beneficio general en el impacto para el medio ambiente.