Cómo implantar la factura electrónica en su negocio

03 Feb 2017

factura electrónica

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Hace muy poco que la ley de facturación electrónica ha cumplido dos años en España. Es por ello por lo que hoy queremos dedicar este post a explicarte cómo implantar la factura electrónica de forma sencilla.

La implementación de la factura electrónica, puede verse como un desafío, sobre todo si el nivel de transformación digital en la empresa es más bien bajo. Sin embargo, el cambio merece la pena, puesto que al margen de su obligatoriedad para proveedores del área pública en facturas de especial trascendencia económica, la factura electrónica es una gran oportunidad para mejorar la gestión, reducir costes y, en suma, hacer crecer el negocio.

Actualmente existen soluciones que facilitan la implantación de la factura electrónica en nuestra empresa. Idealmente, deberían poder integrarse con el resto de herramientas de gestión que estemos utilizando para realizar una gestión integral y la optimización de nuestras herramientas de e-bussiness. De no ser así podría haber complicaciones derivadas de tener que trabajar con dos programas independientes, como la duplicidad de la información y una carga de trabajo extra y totalmente innecesaria.

En este artículo haremos un planteamiento sencillo de cómo implantar la factura electrónica  de cara a orientar a las empresas interesadas a llevar a cabo su implementación ya sea integrado en un software de gestión integral de la empresa – ERP– , en otras herramientas de gestión -CRM, SCM-, o bien de forma aislada.

Además, si seguís los procedimientos recomendados en la siguiente sección, os estaréis asegurando de cumplir con los estándares a los que obliga la normativa en relación a la factura electrónica si sois proveedores del área pública en España,  facilitando el cumplimiento de los requisitos que establece la normativa gracias a una solución automatizada.

Claves para implantar la factura electrónica (mercado español)

Factura Electrónica

Considerando que el actual marco normativo español , en consonancia con las directrices europeas, es favorable a la factura digital, al margen de la obligatoriedad en el caso apuntado, todas las empresas que lo deseen tienen la posibilidad de beneficiarse de este nuevo modelo de facturación.

Al margen de su tamaño y sector, empresas de todo tipo encontrarán positivo el cambio. Hacer una transición exitosa hacia la facturación electrónica puede parecer complicado, pero nos resultará mucho más sencilla si seguimos las siguientes claves:

Elección del software de facturación electrónica idóneo

Elegir el software  de facturación electrónica que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa es una decisión esencial. Resultará decisiva a la hora de hacer una transición exitosa.

Algunos de los criterios para seleccionar la solución que mejor se adapte a tu negocio son:

  • Manejo sencillo e intuitivo: Asegúrate que la solución que elijas aúne características y prestaciones que se traduzcan en un manejo sencillo e intuitivo.
  • Funcionalidades que respondan a tus necesidades: por ejemplo, contar con un software modular, que pueda cambiar y crecer conforme lo vaya requiriendo la empresa.
  • Debe permitir la gestión del proceso digital de facturación de forma integral y transparente: no sólo para la empresa, sino también para proveedores y clientes.

En el caso de tener que facturar electrónicamente con las administraciones públicas, precisamos un programa informático que las genere conforme a los requisitos establecidos en la normativa.

Entre otros aspectos, debes asegurarte que la solución cumple con el formato recomendado y permite tanto la emisión como el envío automático de las facturas a través del Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas o FACe.

Al margen de los casos de obligatoriedad, se ha de ofrecer la opción del formato papel en el caso del resto de las facturas y contar con consentimiento expreso para ello, revocable en cualquier momento, por lo que hemos de contar con aplicaciones que permitan emitirlas en ambos formatos.

  • Proceso de Facturación de forma automatizada: Con el fin de ahorrar costes y tiempo, se hace imprescindible contar con una solución que realice de forma completamente automatizada el proceso de facturación.
  • Total Integración con el resto de sistemas:  De cara a garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas, creando a su vez un entorno de confianza del que se beneficiará especialmente el comercio electrónico, se precisa la total integración con el resto de sistemas.

Gracias a una estratégica integración, en suma, los programas trabajan de forma conjunta, evitando duplicidades y errores tanto en la facturación como en el resto de procesos de gestión empresarial.

  • La firma digital como pieza clave: La firma digital es la pieza clave que necesitas para poder implantar un sistema de firma electrónica. Se requiere de autenticación de cara a poder interactuar con la Administración Pública y/o proveedores de cierto nivel.  Asegúrate que la solución que escojas, tenga integrado un sistema de autenticación, como sucede con viafirma e-Invoice.

Una completa transición digital

La factura electrónica, en efecto, debe contemplarse como parte de un proyecto de transformación digital más amplio, que lleva a cambios fundamentales en la empresa a través de iniciativas tendentes a la integración de las necesidades de gestión en un ERP  a, facilitar el intercambio electrónico de documentos o incluso a delegar firmas electrónicas facilitando de esta forma la movilidad.

Ello significa, por otro lado, cuidar la calidad de los datos mediante la adecuada integración de las distintas aplicaciones para una gestión que no sufra problemas de fragmentación tanto en entornos locales, en la nube como híbridos y, al tiempo, posibilite una perfecta operatividad multiplataforma.  

 

La factura electrónica: Un mundo de ventajas

Como hemos apuntado, son numerosas las ventajas aportadas por esta modalidad de facturación. No solo porque los nuevos tiempos llevan a ello, y cada vez son más las empresas que facturan electrónicamente, sino por la sencilla razón de que el cambio puede hacer ganar mucho a nuestra empresa.

Tanto a la hora de gestionarlo de forma más práctica y eficaz como en cuanto a mejorar las cifras de negocio. Son ventajas de las que se está beneficiando el ámbito público y también las empresas que la implementan. Una opción que a su vez supone una clara ventaja competitiva en el actual contexto marcado por la era digital.

Además de ser obligatoria para proveedores de la Administración Pública Española desde el 15 de enero de 2015 (ley 25/2013), lo cual implica estar firmadas con firma electrónica basada en un certificado reconocido, entre otros requisitos, supone innumerables aspectos positivos tanto para el emisor como para el receptor. 

Desde la mayor trazabilidad de los intercambios a la agilidad en los cobros para las empresas hasta ventajas tan importantes como una mayor seguridad, ahorro de tiempo, espacio y simplicidad, con el consiguiente aumento de la eficacia empresarial.

Si quieres saber más sobre la factura electrónica y cómo funcionan los softwares para emitirlas, te dejamos el enlace a la demo de viafirma e-Invoice para que puedas comprobar por ti mismo lo sencillo que resulta: https://testservices.viafirma.com/facturae/

factura electrónica

Espera, espera ¿Y qué ocurre con el resto de Europa?

Vale. Nos lo reservábamos otro artículo, pero te adelantamos algo ahora. Como decíamos, este modelo de facturación, en definitiva, es un gran aliado para ser más competitivos, ya que, entre otras ventajas, asimismo facilita su emisión, almacenamiento y acceso a las facturas, al tiempo que ahorra costes, mejora la productividad y la rentabilidad de las empresas.

No en vano, muchas de sus ventajas están asociadas a las grandes oportunidades que nos brinda el actual contexto digital, ayudando a afrontar con éxito los enormes retos que ésta plantea en el difícil mercado globalizado.

El llamado Digital Single Market (DSM) de Europa, es un claro ejemplo de las oportunidades asociadas a la transformación digital en general y al proceso de facturación digital en concreto.

La Directiva 2014/55/UE, exige a los Estados miembros el uso obligatorio de la factura electrónica en los procesos de contratación pública a partir de noviembre de 2018, con la pretensión de facilitar las relaciones comerciales transfronterizas. Ello requerirá la creación de un estándar común que sea interoperable. Un estándar que está a la vuelta de la esquina, pues la Comisión se ha dado de plazo hasta el próximo 27 de mayo para publicarla.

¿Qué pasa entonces con FACe, y con los estándar español? ¿Será compatible nuestra herramienta de e-invoice? Tendréis que esperar a la segunda parte de este artículo para saberlo 😉

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