Category: Ayuda funcional OpenERP

Cálculo de amortización de activos en OpenERP (I) (Spanish version)

23 Oct 2012

Un aspecto importante dentro de la contabilidad de una empresa son las amortizaciones. Es un proceso que se realiza al final del ejercicio contable, pero no por ello, menos importante. La solución OpenERP de la que hemos hablado en varias ocasiones en xnoccio, gestiona las amortizaciones mediante el Módulo de Activos (account_assets). Sin embargo, al realizar la implantación de este ERP en pymes españolas, nos hemos encontrado con que su funcionalidad resulta insuficiente. Esto no es obstáculo, ya que no resulta difícil adaptar los módulos actuales a necesidades específicas o incluso crear módulos nuevos. En el caso que nos ocupa, Viavansi ha ampliado las funcionalidades del módulo de activos de OpenERP 6.1.

En este artículo nos ocuparemos de explicar funcionalmente la mejora y en uno próximo detallaremos cuales han sido las modificaciones técnicas realizadas.

Los inmovilizados se van depreciando poco a poco, ya sea por su uso o por el paso del tiempo. Esta depreciación debe reflejarse contablemente, y su cálculo viene marcado por las tablas de amortización que publica la Agencia Tributaria. Los métodos que utiliza, son el coeficiente máximo en porcentaje y el periodo máximo en años.

Como decía, actualmente, los métodos que propone el módulo account_assets son insuficientes. Por eso, hemos diseñado uno nuevo método que cubra las siguientes necesidades:

  • Cálculo de la depreciación en porcentaje.
  • Cálculo de las amortizaciones al final del periodo indicado. Ej. si es mensual al final de cada mes, si es trimestral al final del trimestre, si es anual a 31/12.
  • Calculo parcial de la amortización. Tomará como referencia la fecha de compra para el inicio de la de amortización, y como fecha final el 31/12 si el periodo es anual.

Al igual que indicamos en el post anterior sobre órdenes de pago en OpenERP, tendremos instalada la versión 6.1 con la contabilidad española.

El funcionamiento del nuevo método es el siguiente:

1-. Definición de la categoría de activo

Todos los miembros de esa categoría tendrán definido los mismos parámetros. En nuestro ejemplo, será “Mobiliario”.

En Contabilidad → Configuración → Contabilidad financiera → Activos → Categoría de activos → Crear

Categoría de activo de mobiliario

Categoría de activos

2-. Creación del producto Mesa de oficina

Ese producto será acorde a la categoría de activo creada previamente.

En Ventas → Productos → Productos → Crear

Producto mesa de oficina

Cuando compras un inmovilizado, es importante definir la cuenta de ingresos y gastos que le corresponde según el Plan General Contable. En nuestro ejemplo, la cuenta 21600000000 Mobiliario.

3-. Creación del proveedor de inmovilizado

En Contabilidad → Proveedores → Proveedores → Crear

Proveedor de inmovilizado

Proveedor de inmovilizado

Para poder seleccionar la cuenta 52300000000 Proveedores de inmovilizado a corto plazo como Cuenta a pagar es necesario cambiar la configuración de la misma.

En Contabilidad → Configuración → Contabilidad financiera → Cuentas →En código ponemos 5230 y la editamos como se muestra a continuación:

Cuenta proveedor de inmovilizado a corto plazo

Cuenta proveedor de inmovilizado a corto plazo

Hemos cambiado el Tipo interno Regular por A pagar, el Tipo de cuenta Financieras por Terceros – A pagar y hemos clickeado en Permitir conciliación.

4-. Realización de la factura de compra

En Contabilidad→ Proveedores → Facturas de proveedor → Crear

Seleccionaremos el proveedor que hemos creado previamente, la fecha de factura y de vencimiento. Cuando añadamos el producto tendremos que asignar la categoría de activo “Mobiliario” como se muestra en la siguiente pantalla:

Producto con categoría de activo

Producto con Categoría de activo

Una vez añadido el producto en la factura, pulsaremos en Aprobar. Con esta acción conseguiremos que éste se convierta en un activo

Factura compra de inmovilizado

Factura compra de inmovilizado

5-. Confirmación del activo

En Contabilidad → Activos → Activos

Se ha creado el activo “Mesa de oficina”, lo abriremos para confirmarlo o para modificarlo si fuera necesario.

Activo mesa de oficina. General

Activo mesa de oficina. general

A continuación haremos una breve aclaración sobre los campos que se muestran en la pestaña General anterior.

  • El valor bruto coincide con el precio de coste que definimos en el producto.
  • El valor contable será el mismo que el anterior si el inmovilizado no tiene valor residual.
  • La fecha de compra se rellenará manualmente a tipo informativo, y se utilizará para activos que ya estén en la empresa.
  • La fecha de la última amortización tiene un doble sentido. Para activos nuevos, será la fecha de compra y para aquellos que ya existían en la empresa, será la fecha en la que se realizó la última amortización.
  • El campo Primera amortización, será la fecha en la cual se realizará la primera amortización.
  • El resto de campos de esta pestaña viene marcado por los valores definidos en la categoría de activos, pero pueden ser modificados si fuera necesario.

En la pestaña Tabla de amortización se muestra la evolución que irá sufriendo el inmovilizado.

activo mesa de oficina. tabla de amortización

Activo mesa de oficina. Tabla de amortización

Previamente, habíamos definido que íbamos a amortizar un 10% anual. Si observamos la líneas de depreciación, la primera y la última son diferentes. Ello es debido a que el importe a amortizar no es un año completo, si no el periodo que va desde la fecha de compra hasta el 31/12. Marcamos esa fecha porque en la mayoría de las empresas el año fiscal y el natural coincide. Por ello, debemos reflejar sólo la parte de gasto que corresponde a ese ejercicio.

Una vez confirmado el activo, podremos calcular los asientos de depreciación. Pulsaremos en Calcular asientos de la línea de depreciación si solo es un activo, o seguiremos el siguiente enlace si queremos calcular el de todos los inmovilizados de la empresa a la vez.

En Contabilidad → Procesamiento periódico → Asientos recurrentes → Calcular amortizaciones → Buscamos el periodo 12/2012 y pulsaremos en Calcular. El asiento que se crea es el siguiente:

Asiento de amortización

Asiento amortización

Para terminar todo el proceso pulsaremos en Enviar para que el asiento quede como Asentado. A partir de ahora, podremos cambiar el porcentaje de amortización y la longitud del periodo pulsando en Cambiar duración, en la pestaña General del activo.

Cambiar duración de activo

Cambiar duración de activo

Órdenes de pago OpenERP (Spanish version)

11 Oct 2012

Hoy en día, la relación existente entre una empresa y sus bancos es muy estrecha. Cada vez son menores los pagos en efectivo, en favor de otros tipos de pago como transferencias, recibos domiciliados, cheques, pagarés, nóminas, efectos, etc.

En este artículo describiremos la manera de configurar OpenERP para poder efectuar las órdenes de pago. Para ello, será necesario tener instalada la versión 6.1 con la contabilidad española.

OpenERP utiliza el módulo de la localización española l10n_es_payment_order para la exportación de ficheros bancarias según las normas CSB 19 (recibos domiciliados), CSB 32 (descuentos comerciales), CSB 34.1 (emisión de transferencias, cheques bancarios, nóminas, pagarés y pagos certificados internacionales) y CSB 58 (anticipos y gestión de cobro de créditos) para poder ser enviados a la entidad bancaria.

Como hemos comentado en anteriores artículos, OpenERP tiene una estructura modular, de ahí que para el correcto funcionamiento de algunas acciones sea necesario configurar otras. Antes de generar las órdenes de pago/cobro deberemos realizar los siguientes pasos:

En Administración → Compañías → Compañías → Pestaña Información general

  • Rellenar la dirección y el CIF/NIF de la compañía. El CIF estará compuesto por el código del país (ES), la letra y el número correspondiente. Por ejemplo, ESB12345678.

En Administración → Configuración → Asistentes de configuración → Asistentes de configuración → Configurar sus cuentas bancarias

  • Lanzar el asistente de configuración “Configurar sus cuentas bancarias”. Aquí crearemos las cuentas que tiene la compañía y que utilizará para realizar sus movimientos bancarios.

En Contabilidad → Proveedores → Proveedores → Crear

  • Crear un proveedor. En la pestaña General rellenaremos la dirección. En Contabilidad definiremos el tipo de pago Transferencia CSB, el CIF/NIF de la empresa y crearemos la cuenta bancaria del proveedor.

Una vez realizadas estas configuraciones, vamos a explicar los pasos que hay que seguir para crear una remesa de pago de transferencias bancarias según la norma CSB 34.1.

Entraremos en Contabilidad → Configuración → Varios → Modo de pago → Crear

  • Daremos un nombre al modo de pago que sea suficientemente representativo, ya que posteriormente lo seleccionaremos en la orden de pago.
  • Seleccionaremos el tipo de pago y remesa.
  • En Datos del presentador, seleccionaremos nuestra empresa, la cuenta bancaria que utilizaremos para la remesa y pondremos el nombre de la compañía que se reflejará en el archivo.
  • En Opciones CSB 34, detallaremos si es una transferencia, un cheque, un pagaré o un pago certificado. Para nuestro ejemplo será una transferencia bancaria.
  • En Datos adicionales, podemos definir si lo gastos corren por cuenta del ordenante o del beneficiario, así como el concepto de la transferencia.
OpenERP, modo de pago

OpenERP, modo de pago

Una vez definido el modo de pago crearemos la factura del proveedor. Antes de aprobarla deberemos comprobar que el tipo de pago sea Transferencia CSB, que tenga estipulado una fecha de vencimiento y que la cuenta bancaria del proveedor esté seleccionada en la pestaña Otra información.

A continuación nos iremos a Contabilidad → Pago → Órdenes de pago → Crear

  • Seleccionaremos el modo de pago que hemos creado previamente.
  • Elegiremos crear los asientos contables por pago directo o por extracto bancario.
  • Pulsaremos en Seleccionar facturas a pagar/cobrar. Nos mostrará una pantalla dónde deberemos introducir una fecha posterior a la del vencimiento y un importe superior al de la factura. Se mostrarán las facturas que cumplan todas las condiciones.
  • Seleccionaremos aquellas que queramos incluir en la remesa de pago y pulsaremos en Añadir a la orden de pago.
  • A continuación, pulsaremos en la acción Export file que aparece en el menú de la derecha. Nos generará un archivo que guardaremos y que posteriormente utilizaremos para importarlo en el programa de remesas del banco.
OpenERP, órdenes de pago

OpenERP, órdenes de pago

Por último, para poder importar el archivo generado por OpenERP será necesario estar dado de alta en el banco en la norma 34.1, para nuestro ejemplo, en las Transferencias 34.1. El resultado obtenido es el siguiente:

Simulador de remesas de banco

Simulador de remesas de banco

Espero que lo hayáis encontrado útil. Para más información y/o ayuda personalizada sobre OpenERP podéis contactarnos sin ningún compromiso.

ERP Pymes (V): Gestión de clientes (CRM) en OpenERP

13 Sep 2012

En estos tiempos de zozobra económica, el reto de encontrar un modelo equilibrado que permita la reducción de costes y el aumento de la eficiencia, resulta algo así como encontrar el Santo Grial, que todo el mundo querría poseer sin conseguirlo.

Indy ofreciendo el Santo Grial a su papi moribundo

No hay que esperar a estar moribundo para tomar ciertas medidas empresariales

Si el lector espera encontrar aquí la panacea empresarial definitiva puede dejar de leer en este punto. Lo que sí podemos ofrecer, como venimos haciendo desde que empezamos esta serie de artículos, es una herramienta que, con perseverancia, sí puede con una inversión modesta al alcance de las pymes, apoyar de manera decisiva su negocio: OpenERP. En esta ocasión hablaremos de la gestión de la relación con los clientes o CRM (Customer relationship management).

Los CRMs gestionan todas las actividades del negocio relacionadas directamente con el cliente: desde que se detecta una oportunidad hasta que se realiza un presupuesto. La mayoría de los CRMs incluyen un módulo de ventas, que completa el flujo general.

Los ERPs pueden no incluir un CRM, pero resultan imprescindibles para la gestión de cualquier negocio, por lo que aunque no lo incluya, necesitaremos instalar los dos sistemas e intentar que resulten lo más compatibles e integrados que sea posible. Si no, comenzarán los problemas de multiples entradas de datos, desactualización de los mismos, imposibilidad de informes fiables…

Afortunadamente, OpenERP cuenta con un potente CRM totalmente integrado en el sistema. Esto significa poder disponer con facilidad de cualquier información relacionada con el cliente: el estado de sus facturas, de las incidencias (postventa), de ofertas, productos, segmentación, campañas de marketing… Repito que se integra con TODO el sistema. Esto tiene efectos colaterales insospechados, que multiplican exponencialmente la potencia de gestión y análisis del sistema al poder cruzar de manera inmediata y trasparente los datos de los clientes con producción, proyectos, empleados, proveedores (SRM)

Toda esta información cruzada puede analizarse por diversos procedimientos (visualizar mediante gráficos, etc) que permiten inferir el grado de eficacia de nuestra actividad comercial, planificar mejoras e incluso programar en el sistema nuevas reglas en los flujos comerciales.

Haciendo un recorrido rápido, las funcionalidades del CRM/gestión de ventas de OpenERP son:

  • Iniciativas: suele ser el primer paso del ciclo de ventas. Permite gestionar y hacer el seguimiento de de todos los contactos iniciales, y guardar un historial asociado a cada una de ellas. OpenERP puede convertir de manera automática un formulario de petición de información en el portal web o un simple correo en una iniciativa a seguir, importar una base de datos con posibles clientes o hacer el seguimiento de una tarjeta de visita.
  • Oportunidades: permite el seguimiento de la cartera de sus mejores ofertas: el historial de la comunicación (reuniones, llamadas), los ingresos esperados, la etapa en la que la oportunidad se encuentra, los cierres previstos, etc. Conectado con una pasarela de correo electrónico le permite mantener la historia de los correos intercambiados con el cliente. Cada equipo comercial puede programar sus reuniones y llamadas telefónicas, convertir las oportunidades en las citas, gestionar los documentos relacionados y en definitiva seguir todas las actividades relacionadas con este cliente.
  • Pedidos de venta: los pedidos de ventas le ayudan a gestionar presupuestos y pedidos de sus clientes. Puede crear un presupuesto. Una vez esté confirmado, el presupuesto se convertirá en un pedido de venta. OpenERP puede gestionar varios tipos de productos de forma que un pedido de venta puede generar tareas, órdenes de entrega, órdenes de fabricación, compras, etc. Según la configuración del pedido de venta, se generará una factura en borrador de manera que sólo hay que confirmarla cuando se quiera facturar a su cliente. Es compatible con varios métodos de facturación de acuerdo a su configuración.
  • Libreta de direcciones: administra su lista de todos sus contactos, clientes y también proveedores. Le permite registrar información sobre sus clientes (direcciones, contactos, lista de precios, etc.) Reúne en la ficha Contabilidad toda la información económica y financiera relacionada con el cliente (datos bancarios, cuentas, tipo de pago, estado de pagos, crédito, etc.) En la ficha Historial, puede seguir todos los movimientos y transacciones relacionadas con un cliente un proveedor, como pedidos, reclamaciones, llamadas, emails, reuniones, etc.
  • Reuniones: El calendario de reuniones se comparte entre los equipos de ventas y está totalmente integrado con las otras aplicaciones como las vacaciones o ausencias de los empleados. También puede sincronizar las reuniones con su teléfono móvil a través de la interfaz de CalDAV.
  • Llamadas telefónicas: registro y gestión de llamadas entrantes y salientes. Se puede fácilmente modificar o agregar un nuevo registro de llamada, convertir un cliente potencial en una oportunidad o planificar una reunión o planificar una nueva llamada. Los botones de acción le permiten hacer evolucionar su estado de llamada para un mejor seguimiento de sus llamadas programadas. Durante las llamadas, convertir una iniciativa en oportunidad, planificar una reunión o cancelarla.
  • Facturación: en las líneas de factura se abre una vista de búsqueda de líneas de pedidos de venta y su estado. Puede utilizar este menú para crear facturas de líneas de la orden de venta que ya están entregadas pero no facturadas todavía.
  • Servicio de Post Venta (reclamaciones): pueden ser clasificadas por clientes, tipos, estado y nivel de prioridad. Una reclamación también puede desembocar en una acción preventiva o reparación. También puede estar relacionada con una referencia como un pedido de cliente o producto concreto; enviar correos electrónicos con archivos adjuntos directamente desde OpenERP. Se completa con un historial minucioso del tratamiento reclamación (correos electrónicos enviados, el tipo de intervenciones, etc.)
  • Servicio de Post Venta (helpdesk): al igual que en las reclamaciones, permite el seguimiento de sus intervenciones. Seleccione un cliente, añada notas y categorize las intervenciones con terceros en caso necesario. Puede asignar un nivel de prioridad. Utilice el sistema de incidencias de OpenERP para gestionar sus actividades de soporte. Helpdesk puede conectarse con la pasarela de correo: los correos nuevos podrán crear incidencias, cada una de las cuales se rellenará automáticamente con el historial de comunicación con el cliente.
  • Productos: categoría de productos abre una vista de estructura de árbol de los productos de su categoría. En OpenERP, un producto es algo que se puede comprar y vender. Puede ser una materia prima, un producto inventariable, un consumible o un servicio. El formulario del producto contiene información detallada sobre los productos, como la logística, adquisición, precio de venta, la categoría de productos, proveedores, etc
  • Documentos: repositorio de todos los documentos adjuntos (mails, documentos asociados a un contrato, proyecto, etc)
  • FAQ: página wiki para compartir preguntas más frecuentes.
  • Informes:
    • Análisis de Iniciativas
    • Análisis de Oportunidades
    • Análisis de Ventas
    • Análisis de llamadas
    • Análisis de reclamaciones
    • Análisis de incidencias
    • Análisis de envíos

ERP y Pymes (IV): Contabilidad Analítica

25 Jul 2012

Durante más de un decenio, tuve una pequeña empresa en la que teníamos una plantilla que fluctuaba entre mi socia y yo mismo y hasta varias docenas de trabajadores en los picos de trabajo. Como muchos pequeños empresarios sin formación económica alguna, deposité mi confianza en una gestoría, que se ocupaba de casi todas las cuestiones contables, fiscales y laborales. A mi socia y a mi tan sólo nos ocupaba que la empresa prestase sus servicios lo mejor posible y que la cuenta del banco tuviera suficiente cada mes para todos los gastos y para podernos ir de vacaciones de vez en cuando. Esta inocente manera de actuar funcionó durante dos o tres proyectos. Fuimos observando que nuestro negocio, con la administración pública como principal cliente, estaba ligado a los ciclos de gestión de esta, con un calendario de aprobación de presupuestos, periodos de licitación, etc. Cuando teníamos la fortuna de conseguir la adjudicación de varios proyectos a la vez, nos encontrábamos con que en el inicio de dichos proyectos debíamos realizar fuertes desembolsos iniciales de arranque. Era raro que tuviéramos algún plan de facturación, ni certificaciones parciales, por lo que el pago de los proyectos se efectuaba tras ejecutar satisfactoriamente el mismo, y pasado cierto tiempo de trámites. O sea, que nuestra cuenta en el banco durante casi todo el proyecto bajaba y bajaba hasta que llegaba el momento del pago de las facturas en el que subía como la espuma de la cerveza. Los dos primeros cuatrimestres del año eran siempre una cuesta arriba interminable y el último nos confundían con Scrooge McDuck (el tío Gilito).

Dibujo del Tío Gilito en su baño diario de monedas

Así que ya no bastaba con ir viendo como evolucionaba la cuenta del banco. Porque nos llevamos algún que otro susto importante por falta de cash. Teníamos que prever que iba a suceder el mes que viene, y el otro, y el otro. Y comenzamos a realizar unas primitivas previsiones de tesorería en excel. Fuimos identificando costes directos e indirectos, repercutiendo los primeros de forma adecuada en las ofertas, estudiando al rentabilidad real de cada proyecto, previendo fuentes de financiación… el abc económico de una pyme, vaya.

Retrato de Julio Verne (fotografo: Félix Nadar)

Todas estas cuestiones las abordábamos de modo muy rudimentario: apenas unas excel y algo de sentido común eran nuestras únicas herramientas para la toma de decisiones. Con el tiempo, nos pasamos a las TICs para la gestión de presupuestos y de proyectos, pero nunca se nos pasó por la cabeza tener una herramienta contable de la que poder extraer información actualizada de costes, previsiones financieras, etc. Desconocíamos lo que era un ERP, y si lo hubiéramos sabido, nunca podría haber estado a nuestro alcance. Y si me hubieran dicho que algún día existiría una herramienta de gestión integral de mi negocio, que incluía la gestión de proyectos, la contabilidad analítica y mucho más, sin coste de licencia, me hubiera reído de quien me lo dijese. Lo del “Anillo Único“, que gobernase todos los procesos, era simplemente pura fantasía del genial Tolkien. Pero como decía Julio Verne: “Si un hombre se imagina una cosa, otro la tornará en realidad“. Y hoy en día disponemos de los ERP opensource, al alcance de cualquier pyme. Y tenemos entre ellos OpenERP y su módulo de contabilidad analítica.

Ya hablamos en el artículo anterior de la capacidad de los módulos de contabilidad financiera de OpenERP. Pero la contabilidad financiera exige legalmente una estructura de cuentas de la que resulta difícil extraer información para tomar decisiones. Así que si usamos únicamente estos módulos, podremos estar tranquilos a la hora de cumplir con nuestras obligaciones tributarias, pero nos será extremadamente complicado saber si estamos en condiciones de bajar un poco los precios de la próxima oferta para ser más competitivos, o si podemos permitirnos comprar esa fantástica máquina que resolverá todos nuestros problemas de producción.

La contabilidad analítica o contabilidad de costes no tiene las restricciones legales de la contabilidad financiera, pues es de uso interno de la empresa, por tanto, se puede realizar cualquier Plan Analítico, con el grado de complejidad que se quiera. OpenERP permite esa libertad a la hora de elaborar la estructura analítica. Evidentemente, el grado de esfuerzo requerido en la parametrización del módulo será equivalente a la profundidad de análisis requerida. Pero en el éxito de esta tarea tiene más que ver la pericia de análisis del usuario que el conocimiento de la herramienta, que resulta relativamente fácil.

La estructura del plan analitico es tipo árbol y no está limitada, pudiéndose realizar distintos planes simultáneamente, dependiendo de distintos enfoques. Se pueden hacer análisis de facturas, de asientos, de tesorería, de activos, etc. Se puede asociar un gasto o un ingreso de la contabilidad financiera a una o varias cuenta analíticas, a través de las distribuciones analíticas.

Pero la aplicación de cuentas analíticas no se ciñe a los procesos de contabilidad. También se pueden aplicar para analizar ventas, compras o proyectos, donde resulta imprescindible para poder gestionar economícamente los mismos (con campos tan interesantes como el de “límite máximo de presupuesto”). Se puede detectar con facilidad rentabilidad, desviaciones, ect. Y poder tener esos datos que con tanto trabajo extraía con mis modestos excel, con mucha más rapidez y garantía.

Volviendo a una de las características fundamentales de los ERPs, el dato único, la enorme potencia analítica de OpenERP consiste precisamente en que los datos que analiza pueden abarcar de manera instantánea, todos los procesos del negocio. No es necesario cruzar datos, añadir, modificar o actualizar información. Toda la información económica requerida está en tiempo real, para poder tomar decisiones de manera ágil y confiada. El “inconveniente” es que luego no podremos echarle al culpa al sistema de elegir el camino equivocado 😉

ERP and SMEs (III): financial accounting (Spanish version)

16 Jul 2012

Aunque en el devenir de una pyme lo primero que se suele necesitar es la gestión de proveedores (SRM) y, sobre todo, clientes (CRM), nos la vamos a saltar de momento para ir a lo que a mí me parece el corazón de OpenErp: el control de la pasta. En los tiempos que corren, el minucioso control económico y financiero se ha convertido en una actividad crítica, desde los gobiernos hasta el más pequeño de los negocios. Así que le pediremos al sistema lo que Rod Tidwell a Jerry Maguire:

Casi cualquier actividad de OpenErp tiene repercusión contable. Indirectamente, todas. Una venta que se formaliza con su factura, el pago de las nóminas, una reposición de stock, los gastos del comercial, una compensación a un cliente, la limpieza de la oficina, la liquidación tributaria… Una de las enormes ventajas de OpenERP es que, se produzca donde se produzca la actividad, compras, ventas, marketing, producción… estas áreas NO se tiene que poner en contacto con contabilidad para informar de la novedad contable, porque simultáneamente a cualquiera de estas tareas YA se está produciendo su repercusión contable. No se produce comunicación entre distintas bases de datos y sistemas: sólo hay un sistema y una única bases de datos. El dato se introduce una única vez y repercute inmediatamente en cuantas áreas se haya configurado según los flujos de negocio. No hay tiempos de espera de comunicación entre áreas, ni pérdida de datos, ni introducción repetida de los mismos. Y mejora la calidad de vida de los contables 🙂

Al ser un sistema general, adaptable a cualquier tipo de negocio, la configuración inicial es fundamental y requiere un esfuerzo importante en el inicio, esfuerzo que se ve enseguida amortizado por la fluidez y la simplificación de tareas contables. Como ya adelantábamos en el artículo anterior, lo primero será elegir la localización contable necesaria, es decir, la configuración contable adaptada a la legislación del país donde la empresa realice su actividad. Es importante observar aquí que los módulos certificados de OpenERP contemplan una configuración muy básica de algunas localizaciones, y que para usar como en nuestro caso, la contabilidad según la normativa de España, deberemos instalar y configurar adecuadamente un conjunto de módulos no certificados de la localización española. Afortunadamente, la comunidad de desarrollo de dicha localización es uno de los más activos de OpenERP, por lo que las posibilidades funcionales de estos módulos son muy amplias.

Como decía, una vez instalados los módulos necesarios, es esencial un trabajo de configuración inicial importante, que en gran medida irá personalizado en función de las características de cada empresa: régimen fiscal, plan contable, etc. Lo ideal es haber realizado previamente un estudio de los procesos de la empresa, en particular de los procesos económico-financieros, ya que en la medida en que esta primera configuración se realice con precisión se obtendrá un sistema más o menos eficiente y eficaz. Si hubiese conflicto entre los procesos de la empresa y los de OpenERP, lo recomendable es optar por estos últimos modificando donde sea necesario los propios, ya que los modelos de OpenERP están basados en las mejores soluciones contrastadas. No vamos a ocultar que en este cambio, sobre todo en empresa de larga trayectoria, con “vicios procedimentales” fuertemente arraigados, se pueden encontrar serias actitudes de rechazo al cambio, que deben ser previstas y gestionadas con inteligencia si queremos llevar el proyecto a buen puerto. Esta dificultad, que se puede encontrar en cualquier departamento de la empresa, se encontrará especialmente en el área de contabilidad, habitualmente la más reacia a cualquier cambio.

Sin embargo, el esfuerzo bien vale la pena. En cuanto pasa el periodo de adaptación, los usuarios, tanto los generadores de actividad contable, como los gestores de la misma, ven una notable mejoría en esta actividad, ya que el registro contable se hace de forma rápida y sencilla.

Como muestra para contables reacios, en el área de contabilidad financiera de OpenERP, concretamente en la localización española podemos, entre muchas otras, encontrar las siguientes funcionalidades:

  • Importación de extractos bancarios. Consigues tener registrado todos los movimientos de tus cuentas bancarias y con ello poder conciliar los movimientos de las facturas que tienes pendiente de cobro o pago.
  • Registro de caja. Permite gestionar los movimientos diarios de dinero en efectivo y que esto quede reflejado al final del día en la cuenta de Caja.
  • Realización de asientos contables de forma manual.
  • Gestión de remesas de cobro y de pago según las normas CSB 19 (recibos domiciliados), CBS 32 (descuento comercial), CSB 58 (anticipos de créditos) y CSB 34 (emisión de transferencias, nóminas, cheques, pagarés y pagos certificados) para poder ser enviados a la entidad bancaria.
  • Presupuestos basados en las cuentas analíticas.
  • Conciliación de asientos manual y automáticamente. En la primera opción te permite seleccionar las cuentas que queremos conciliar y en la segunda el programa busca por importes coincidentes y los concilia.
  • Realización de asientos recurrentes. Permite realizar asientos iguales que se sucedan todos los meses, con los mismos importes y las mismas cuentas. Por ejemplo, el pago de un préstamo.
  • Re-numerar asientos contables. Permite ordenar los asientos por fechas para su posterior presentación en el Registro Mercantil.
  • Cerrar periodo. Una vez cuadrado un período es posible cerrarlo para que no se hagan otros movimientos que puedan alterar los datos contables.
  • Cerrar un ejercicio fiscal. Con esta función se comprueban si algún asiento no está asentado y una vez verificado te crea el asiento de Pérdidas y Ganancias, Cierre del ejercicio y Apertura del ejercicio siguiente.
  • Amortizaciones. Permite calcular la depreciación que va sufriendo un inmovilizado a lo largo de su vida útil.
  • Genera los informes más importantes como son el Balance de situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el informe de impuestos.
  • Genera los ficheros necesarios para las Declaraciones con la Agencia Tributaria como son el modelo 340, 347 y 349.

En resumen, el control económico sobre toda la actividad de la empresa es ágil, exacto, exhaustivo e inmediato. Como consecuencia inmediata, la información del estado económico y financiero para la oportuna toma de decisiones no tiene que esperar a la preparación de informes, muchas veces incompletos u obsoletos. Esto disminuye la incertidumbre y mejora por tanto la confianza en los momentos en los que estas cuestiones cobran vital importancia.

De la información del estado económico y financiero necesaria para la correcta toma de decisiones hablaremos en el próximo artículo, dedicado a la contabilidad analítica.

ERP y Pymes (II): “El anillo único”

27 Jun 2012

Anillo único ERP

En el artículo anterior comentaba la evolución habitual de las TICs en la incorporación de las nuevas tecnologías en su gestión, y cómo se van incorporando aplicaciones según las necesidades puntuales, atendiendo a tareas, sin tener en cuenta la totalidad de los procesos. Los sistemas apenas permiten la interoperabilidad. La información se maneja de manera parcial, muy fragmentada, formándose las llamadas islas de información.

Conforme la empresa va creciendo, se va haciendo cada vez más ingobernable. Al final del artículo hablábamos del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP(Enterprise Resource Planning), como ese “Anillo Único” que gobierne todos los procesos, pero sin las intenciones oscuras de Sauron 😉

Un único Sistema de Información, con el dato único como característica fundamental. Los datos sólo se introducen una vez en el sistema y son gestionados en tiempo real y compartidas de manera coherente por todas las áreas de la empresa. La información fluye según modelos de negocio contrastado y reconocidos como las mejores soluciones. Esto a veces conlleva cierta reingeniería de procesos, ya que son los procesos horizontales de la empresa los que deben adaptarse al sistema y no al contrario.

Como indicábamos también en el artículo anterior, describiremos el ERP que Viavansi ha elegido para su gestión propia y la de sus clientes: OpenERP, un ERP open source respaldado por una amplia comunidad de desarrolladores.

Los ERP tienen principalmente funcionalidades horizontales, comunes a la necesidades de la mayoría de las empresas en todo el mundo: contabilidad y finanzas, recursos humanos, compras, ventas, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence)… Además de estos procesos, el ERP suele venir acompañado de un CRM, que completa el flujo de negocio en relación con los clientes.

En esta relación hay que observar que la contabilidad financiera es un caso especial. Debido a las peculiaridades legales de cada país, es necesaria una implementación de la contabilidad financiera específica para cada país. Es lo que se denomina localización contable.

Además de las funcionalidades comunes, existen ERPs adaptados a las necesidades particulares de una actividad empresarial concreta, por ejemplo, un ERP preparado para una granja avícola o una agencia de viajes. Son los llamados desarrollos verticales.

Los ERP entienden la empresa (denominada compañía en OpenERP) como un conjunto de áreas o departamentos interrelacionados por la información que comparten en los procesos en los que están implicados. La estructura modular de OpenERP corresponde a esta interpretación, de tal manera que, aunque interrelacionados y manteniendo en todo momento la filosofía del dato único, el sistema permite activar más o menos módulos en función de las necesidades iniciales cada negocio, pudiendo agregar otros módulos conforme sean necesarios.

Los módulos certificados de OpenERP corresponden a estas áreas principales:

  • CRM: iniciativas, oportunidades, órdenes de venta, libreta de direcciones, reuniones, llamadas telefónicas, facturación, servicio post venta, recaudación de fondos, productos, documentos e informes.
  • Compra: solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, libreta de direcciones, control de inventario, control de facturas, productos e informes.
  • Manufactura: recursos, listado de productos, planificación, fabricación, control e informes
  • Gestión de almacenes: gestión de almacenes, trazabilidad, control de inventario, productos, adquisiciones automáticas e informes.
  • Gestión de Proyectos: gestión de proyectos, planificación a largo plazo, recursos, time tracking e informes.
  • Contabilidad: pagos, cobros, banco y efectivo, análisis gráfico, planes contables, presupuestos, procesamientos periódicos, e informes
  • Recursos Humanos: recursos humanos, permisos y vacaciones, control horario, gastos, procesos de evaluación, reclutamiento e informes
  • Marketing: campañas, plantillas, automatización, análisis gráfico e informes.

La interfaz es fácilmente personalizable. Debido a su carácter general de su configuración inicial, la compañía puede requerir de alguna funcionalidad horizontal más específica. Para ello, además de los módulos certificados, en el Centro de Desarrollo están disponibles más de 700 módulos que complementan la oferta de este ERP open source. Su aún sigue necesitando alguna funcionalidad aún no disponible, siempre es posible un desarrollo particular, a partir de los módulos existentes.

Existen una importante presencia de foros, tanto técnicos como funcionales. El foro oficial en español es uno de los más activos.

En el próximo artículo hablaremos de una de las principales áreas de OpenERP, la contabilidad financiera, centrándonos en la localización española.

ERP y pymes (I) ¿Es posible una solución única para todas las necesidades de una pequeña empresa?

21 Jun 2012

Es frecuente que el desarrollo digital de una pyme vaya en función de sus necesidades inmediatas, sin la realización de una planificación adecuada. Sea del tipo que sea, cualquier pequeña empresa necesita controlar las facturas, llevar adecuadamente cobros y pagos, hacer una mínima previsión de tesorería y empieza resolviendo sus necesidades contables inmediatas con las socorridas hojas de cálculo para pasar a algún programa de contabilidad.

Con que haya un mínimo de plantilla, necesitará al menos de una aplicación de nóminas. También necesitará gestionar los permisos y vacaciones del personal.
Por otro lado, se necesitarán poder gestionar adecuadamente clientes y proveedores, establecer una mínima planificación comercial. La gestión digital de compras y ventas pronto se hace imprescindible: catálogos, tarifas, descuentos… Si además produce elementos tangibles, necesitará al menos un programa que le facilite el control de stock, el movimiento entre almacenes… Si su negocio está orientado a proyectos, no podrá trabajar sin una herramienta con la que pueda gestionarlos. Y así un largo etcétera.

Cada una de estas necesidades se irán solventando conforme vayan apareciendo, realizando pequeñas (o grandes) inversiones en la adquisición de licencias de distintos programas y proveedores. Cada área o departamento irá resolviendo sus necesidades, en función de tareas concretas, sin tener en cuenta al resto, y aislándose. Lo habitual será no exista integración alguna entre cada uno de estos sistemas, y que los mismos datos haya que meterlos repetidas veces en cada uno de los sistemas. Pronto la empresa se convertirá en un archipiélago de información.

Si la dirección de la empresa necesita hacer una mínima planificación estratégica, o conocer su situación financiera se verá abocada a ir realizando consultas parciales a cada uno de estos sistemas, consiguiendo una información la más de las veces incompleta y desactualizada, por lo que no podrá tomar las decisiones adecuadas para el progreso de su negocio.

El problema fundamental es que el crecimiento digital se suele hacer de manera orgánica, atendiendo a necesidades puntuales, orientado a tareas, pequeñas o grandes, y no a los procesos generales del negocio.

¿Existe una la solución única?¿Es posible una herramienta que refleje los flujos naturales de los procesos de mi negocio? Y lo quizás pueda interesar más: si esa utopía, ese “anillo que los gobierne a todos” existe, ¿está al alcance de los modestos presupuesto de TI de una pequeña empresa?

Esa solución existe y se llama Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema que, recogiendo las mejores prácticas de negocio, integra en una base de datos única toda la información necesaria para los principales procesos, dotándolo de consistencia, accesibilidad, interoperabilidad, eficacia inimaginables en un escenario de aplicaciones múltiples.

ERP, Business Inteligent

Dicha solución ha estado tradicionalmente asociada a grandes corporaciones, con enormes presupuestos. Es cierto que las grandes firmas de desarrollo ERP tienen productos orientados a pymes, pero no es menos cierto que dichas soluciones tienen un grado de personalización mínimo y que, una vez atados a una solución propietaria, los costes de adaptación a las necesidades concretas se vuelven insostenibles para cualquier pequeña empresa. La introducción de las soluciones open source en el mercado, con amplias comunidades trabajando continuamente en su evolución, ha permitido que las pymes puedan incorporar ERP a su tecnología de gestión, convirtiéndola en una herramienta insustituible que mejorará todos los aspectos de su negocio incluida su cuenta de resultados, cuestión de supervivencia en los tiempos que corren 😉

En los próximos artículos profundizaremos en las funcionalidades básicas, de cualquier ERP: contabilidad financiera y analítica, recursos humanos, compras, ventas, CRM, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence) , etc. Nos centraremos en el producto open source que Viavansi ha elegido, tanto como como herramienta propia de gestión, como para ofrecérselo a sus clientes: OpenERP. Finalmente, explicaremos cómo combinamos esta potente aplicación con Viafirma , nuestra plataforma de autenticación y firma digital y con nuestro modulo de factura electrónica, siguiendo los estándares de facturae.