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Seis meses de la Ley de Facturación Electrónica en España

09 Jul 2015

Facturación Electrónica

El pasado mes de enero entró en vigor la ley 25/2013 que legisla el uso de la factura electrónica en España. Desde viafirma hemos querido hacer un recorrido por estos seis meses aprovechando la nueva modificación del 13 de junio. La factura electrónica ha supuesto un avance contra el fraude empresarial y la transparencia gubernamental además de un ahorro en todos los sentidos para las empresas y la propia Administración Pública.

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Infografía: La nueva normativa de factura electrónica en 4 pasos

03 Feb 2015

Desde el pasado 15 de Enero, está en vigor la nueva Ley de Facturación Electrónica, por la que se hace obligatorio el que toda empresa que facture a la Administración Pública, tenga que emitirle sus facturas a través de una plataforma telemática y en un formato concreto. En esta infografía te explicamos en 4 pasos todo lo que necesitas saber sobre la nueva Ley de Facturación Electrónica y las repercusiones que puede tener para tí.

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La nueva normativa sobre el impulso a la factura electrónica y registro contable de facturas en el sector público en 4 pasos

15 Ene 2015

A partir de hoy, 15 de enero  entra en vigor la nueva normativa sobre factura electrónica, por lo que toda factura emitida a las Administraciones Públicas tiene que ser tramitada de manera digital. Sin embargo, la Ley 25/2013, no solo afecta a empresas o empresarios individuales que sean proveedores de la Administración. Si quieres comprender cómo te puede afectar esta nueva legislación, este artículo explica los aspectos más relevantes de la misma.

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ERP y Pymes (II): “El anillo único”

27 Jun 2012

Anillo único ERP

En el artículo anterior comentaba la evolución habitual de las TICs en la incorporación de las nuevas tecnologías en su gestión, y cómo se van incorporando aplicaciones según las necesidades puntuales, atendiendo a tareas, sin tener en cuenta la totalidad de los procesos. Los sistemas apenas permiten la interoperabilidad. La información se maneja de manera parcial, muy fragmentada, formándose las llamadas islas de información.

Conforme la empresa va creciendo, se va haciendo cada vez más ingobernable. Al final del artículo hablábamos del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP(Enterprise Resource Planning), como ese “Anillo Único” que gobierne todos los procesos, pero sin las intenciones oscuras de Sauron 😉

Un único Sistema de Información, con el dato único como característica fundamental. Los datos sólo se introducen una vez en el sistema y son gestionados en tiempo real y compartidas de manera coherente por todas las áreas de la empresa. La información fluye según modelos de negocio contrastado y reconocidos como las mejores soluciones. Esto a veces conlleva cierta reingeniería de procesos, ya que son los procesos horizontales de la empresa los que deben adaptarse al sistema y no al contrario.

Como indicábamos también en el artículo anterior, describiremos el ERP que Viavansi ha elegido para su gestión propia y la de sus clientes: OpenERP, un ERP open source respaldado por una amplia comunidad de desarrolladores.

Los ERP tienen principalmente funcionalidades horizontales, comunes a la necesidades de la mayoría de las empresas en todo el mundo: contabilidad y finanzas, recursos humanos, compras, ventas, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence)… Además de estos procesos, el ERP suele venir acompañado de un CRM, que completa el flujo de negocio en relación con los clientes.

En esta relación hay que observar que la contabilidad financiera es un caso especial. Debido a las peculiaridades legales de cada país, es necesaria una implementación de la contabilidad financiera específica para cada país. Es lo que se denomina localización contable.

Además de las funcionalidades comunes, existen ERPs adaptados a las necesidades particulares de una actividad empresarial concreta, por ejemplo, un ERP preparado para una granja avícola o una agencia de viajes. Son los llamados desarrollos verticales.

Los ERP entienden la empresa (denominada compañía en OpenERP) como un conjunto de áreas o departamentos interrelacionados por la información que comparten en los procesos en los que están implicados. La estructura modular de OpenERP corresponde a esta interpretación, de tal manera que, aunque interrelacionados y manteniendo en todo momento la filosofía del dato único, el sistema permite activar más o menos módulos en función de las necesidades iniciales cada negocio, pudiendo agregar otros módulos conforme sean necesarios.

Los módulos certificados de OpenERP corresponden a estas áreas principales:

  • CRM: iniciativas, oportunidades, órdenes de venta, libreta de direcciones, reuniones, llamadas telefónicas, facturación, servicio post venta, recaudación de fondos, productos, documentos e informes.
  • Compra: solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, libreta de direcciones, control de inventario, control de facturas, productos e informes.
  • Manufactura: recursos, listado de productos, planificación, fabricación, control e informes
  • Gestión de almacenes: gestión de almacenes, trazabilidad, control de inventario, productos, adquisiciones automáticas e informes.
  • Gestión de Proyectos: gestión de proyectos, planificación a largo plazo, recursos, time tracking e informes.
  • Contabilidad: pagos, cobros, banco y efectivo, análisis gráfico, planes contables, presupuestos, procesamientos periódicos, e informes
  • Recursos Humanos: recursos humanos, permisos y vacaciones, control horario, gastos, procesos de evaluación, reclutamiento e informes
  • Marketing: campañas, plantillas, automatización, análisis gráfico e informes.

La interfaz es fácilmente personalizable. Debido a su carácter general de su configuración inicial, la compañía puede requerir de alguna funcionalidad horizontal más específica. Para ello, además de los módulos certificados, en el Centro de Desarrollo están disponibles más de 700 módulos que complementan la oferta de este ERP open source. Su aún sigue necesitando alguna funcionalidad aún no disponible, siempre es posible un desarrollo particular, a partir de los módulos existentes.

Existen una importante presencia de foros, tanto técnicos como funcionales. El foro oficial en español es uno de los más activos.

En el próximo artículo hablaremos de una de las principales áreas de OpenERP, la contabilidad financiera, centrándonos en la localización española.

ERP y pymes (I) ¿Es posible una solución única para todas las necesidades de una pequeña empresa?

21 Jun 2012

Es frecuente que el desarrollo digital de una pyme vaya en función de sus necesidades inmediatas, sin la realización de una planificación adecuada. Sea del tipo que sea, cualquier pequeña empresa necesita controlar las facturas, llevar adecuadamente cobros y pagos, hacer una mínima previsión de tesorería y empieza resolviendo sus necesidades contables inmediatas con las socorridas hojas de cálculo para pasar a algún programa de contabilidad.

Con que haya un mínimo de plantilla, necesitará al menos de una aplicación de nóminas. También necesitará gestionar los permisos y vacaciones del personal.
Por otro lado, se necesitarán poder gestionar adecuadamente clientes y proveedores, establecer una mínima planificación comercial. La gestión digital de compras y ventas pronto se hace imprescindible: catálogos, tarifas, descuentos… Si además produce elementos tangibles, necesitará al menos un programa que le facilite el control de stock, el movimiento entre almacenes… Si su negocio está orientado a proyectos, no podrá trabajar sin una herramienta con la que pueda gestionarlos. Y así un largo etcétera.

Cada una de estas necesidades se irán solventando conforme vayan apareciendo, realizando pequeñas (o grandes) inversiones en la adquisición de licencias de distintos programas y proveedores. Cada área o departamento irá resolviendo sus necesidades, en función de tareas concretas, sin tener en cuenta al resto, y aislándose. Lo habitual será no exista integración alguna entre cada uno de estos sistemas, y que los mismos datos haya que meterlos repetidas veces en cada uno de los sistemas. Pronto la empresa se convertirá en un archipiélago de información.

Si la dirección de la empresa necesita hacer una mínima planificación estratégica, o conocer su situación financiera se verá abocada a ir realizando consultas parciales a cada uno de estos sistemas, consiguiendo una información la más de las veces incompleta y desactualizada, por lo que no podrá tomar las decisiones adecuadas para el progreso de su negocio.

El problema fundamental es que el crecimiento digital se suele hacer de manera orgánica, atendiendo a necesidades puntuales, orientado a tareas, pequeñas o grandes, y no a los procesos generales del negocio.

¿Existe una la solución única?¿Es posible una herramienta que refleje los flujos naturales de los procesos de mi negocio? Y lo quizás pueda interesar más: si esa utopía, ese “anillo que los gobierne a todos” existe, ¿está al alcance de los modestos presupuesto de TI de una pequeña empresa?

Esa solución existe y se llama Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema que, recogiendo las mejores prácticas de negocio, integra en una base de datos única toda la información necesaria para los principales procesos, dotándolo de consistencia, accesibilidad, interoperabilidad, eficacia inimaginables en un escenario de aplicaciones múltiples.

ERP, Business Inteligent

Dicha solución ha estado tradicionalmente asociada a grandes corporaciones, con enormes presupuestos. Es cierto que las grandes firmas de desarrollo ERP tienen productos orientados a pymes, pero no es menos cierto que dichas soluciones tienen un grado de personalización mínimo y que, una vez atados a una solución propietaria, los costes de adaptación a las necesidades concretas se vuelven insostenibles para cualquier pequeña empresa. La introducción de las soluciones open source en el mercado, con amplias comunidades trabajando continuamente en su evolución, ha permitido que las pymes puedan incorporar ERP a su tecnología de gestión, convirtiéndola en una herramienta insustituible que mejorará todos los aspectos de su negocio incluida su cuenta de resultados, cuestión de supervivencia en los tiempos que corren 😉

En los próximos artículos profundizaremos en las funcionalidades básicas, de cualquier ERP: contabilidad financiera y analítica, recursos humanos, compras, ventas, CRM, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence) , etc. Nos centraremos en el producto open source que Viavansi ha elegido, tanto como como herramienta propia de gestión, como para ofrecérselo a sus clientes: OpenERP. Finalmente, explicaremos cómo combinamos esta potente aplicación con Viafirma , nuestra plataforma de autenticación y firma digital y con nuestro modulo de factura electrónica, siguiendo los estándares de facturae.

La generación TIC del 2007

29 Oct 2011

El pasado 26 octubre 2011 se celebró en Sevilla el encuentro tecnológico para jornadas e-TIC de la Administración Electrónica. En ellas se dieron cita proveedores y administración pública, repasando la actualidad más reciente en cuanto a la simplificación de servicios en la administración pública.

Como no podía ser de otra forma, asuntos candentes como la crisis económica, la reducción del gasto o la situación del sector TIC en Andalucía se pusieron a debate desde varios puntos de vista.

Ponentes destacados como Juan Antonio Cobeña, Director de la Administración Electrónica en la Junta de Andalucía, o Domingo Laborda Carrión, antiguo Director de Modernización Administrativa del MAP y Observatorio de Red.es entre otros, compartieron sus experiencias y esfuerzos en sus intentos para la modernización y simplificación de los servicios públicos.

Regulación vs. Madurez de cumplimiento

Alusión obligada al año 2007 como un año muy fructífero en cuanto a regulación de nuestro sector TIC, con leyes que a la postre serían la guía de nuestro trabajo en estos últimos años, como las leyes 11/2007 “Acceso electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”, 30/2007 “Contratos del Sector Público”, 37/2007 “Reutilización de información del Sector Público” ó 56/2007 “Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información”, pero que a día de hoy distan mucho de su madurez de cumplimiento.

No en vano, casi cinco años después, publicamos con entusiasmo iniciativas o hitos relacionados con estas leyes de 2007, y que si hiciéramos ejercicio de auto-crítica, nos preguntaríamos, ¿en qué hemos fallado para tardar tanto, o por qué aún no estamos entre los 10 primeros países del ranking?

Un rápido repaso con ejemplos de andar por casa

Siguiendo un ejemplo para cada una de las leyes citadas anteriormente y que, no olvidemos, fueron aprobadas en 2007, podríamos citar líneas de trabajo de rabiosa actualidad, como son:

11/2007 “Acceso electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”

Guía de trabajo sin duda para todos nosotros, y que me gustaría destacar  dos conceptos muy inmaduros a día de hoy:

  • Neutralidad Tecnológica, amparado en esta Ley como un Principio General, y que brilla por su ausencia en la mayoría de servicios públicos: “…inténtelo desde Windows.”
  • Dispositivos Móviles, reconocido en esta Ley como un canal más de comunicación con el que el Ciudadano tiene derecho a relacionarse con la Administración Pública. En este caso observamos una carrera vertiginosa entre Sistemas Operativos y Fabricantes de Smartphones a la que difícilmente los servicios públicos puedan sumarse en forma y tiempo.

Nos encontramos por tanto, ante un reto mayor para el principio de Neutralidad Tecnológica, y por el que nosotros los proveedores TIC debemos contribuir en favor de la administración.

ENI – Esquema Nacional de Interoperabilidad

También sobre esta Ley 11/2007 pudimos celebrar el pasado verano la aprobación de la mayoría de las Normas Técnicas de Interoperabilidad previstas por el ENI, si bien aún faltan algunas, podemos decir que tenemos tela con la que cortar.

30/2007 “Contratos del Sector Público”

Nosotros, proveedores TIC de las Administraciones Públicas, ¿cuántos contratos hemos firmado en los últimos dos años con éstas? La pregunta no pretende hacer sangre ante la caída acentuada de presupuestos, más bien va dirigida a un aspecto muy significativo: ¿cuántos de ellos han sido notificados (adjudicación) vía fax y firmados de puño y letra con su debido sello?

Sin ir más lejos, hemos sido adjudicatarios en este año de dos licitaciones para Portafirmas Electrónico y Plataforma de Firma Electrónica, para administración local y estatal (Ayto. Pozuelo y AEMET respectivamente), y ambos fueron firmados de la manera tradicional.

Facturae

Relacionado también con esta Ley, tenemos la difusión e implantación de la factura-e. Formato no exento de controversias y una muy escasa participación e implantación.

De hecho, recién salida del horno, tenemos borrador oficial para el formato facturae 4.0, válido hasta el próximo enero de 2012, donde se publicará versión definitiva atendiendo a los comentarios o revisiones recogidos hasta entonces.

También recientemente se aprobó por Consejo de Ministros la Orden PRE/2794/2011 encargada de articular la difusión de la Factura-e (nuevamente). En este caso, recae la responsabilidad en dos Ministerios, MAP y MITyC para su difusión en AAPP y Entidades Privadas (en especial pymes) respectivamente.

Además de la difusión por parte de estos Ministerios de la factura-e, la Orden regula la creación de una Comisión Técnica para brindar soporte a ambos Ministerios, además de formar parte del Foro Nacional. Foro al que también se adhierenentidades no estatales, entre ellas, AMETIC, la patronal de las TIC.

Con estas medidas recientes, sumadas a las que arrancaron hace una año para la creación de una Arquitectura Normalizada y Centralizada para la Factura-e, se pretende dar cumplimiento a parte de lo que se recogió en esa Ley 30/2007.

37/2007 “Reutilización de información del Sector Público”

Hace apenas unos días el Consejo de Ministros aprobó un Real Decreto para la reutilización de la información pública, contribuyendo al proyecto www.aporta.es, iniciativa de 2009 para poner en práctica esta ley y favorecer la Apertura de Datos.

En resumen, nos queda mucho por hacer pero no cabe duda que hemos recorrido un gran camino.

Esquema Nacional de Interoperabilidad

31 Ene 2010

Podemos ver que hace ya unos días se ha publicado una regulación del Esquema Nacional de Interoperabilidad o de forma resumida ENI.

En él se recogen una serie de directrices que pretenden ser un conjunFto de normas o pautas a los que las Administraciones Públicas han de ajustarse con el objetivo de permitir y favorecer  la interoperabilidad entre los distintos sistemas de información dentro de la propia Administración.

Podeis ver una introducción AQUI

Y de forma más extendida en el B.O.E.

Este Real Decreto no abandona una visión distribuida de los diferentes sistemas de información, donde cada Administración puede dar respuesta a determinados problemas que sólo surgen dentro de un ámbito muy concreto. Pero por otro lado puede ser muy útil para evitar la reinvención de la rueda, es decir, de soluciones que pueden ser aplicadas en distintas situaciones, algo muy común a día de hoy quizás por desconocimiento, quizás por “desorganización” dentro de la propia Administración.

Este texto apuesta claramente por una publicación vía electrónica de todos los servicios de la Admón. de forma organizada a través de Inventarios, gestionados por las Administraciones locales pero a su vez que se integren dentro de un Inventario a nivel Nacional, sin olvidar en ningún momento el aspecto Semántico de los diferentes servicios.

Se hace un guiño a favor del uso de estándares abiertos y de herramientas genéricas, pero a su vez, se puntualiza que se puedan usar otros con la finalidad de favorecer el acceso al ciudadano y el no estancamiento tecnológico.

La Firma y Certificados Electrónicos se ha convertido en una herramienta muy útil y funcional, y como no podía ser de otra forma encontramos un amplio apartado dedicado a esto aplicado a la relación entre sistemas consumidores y publicadores de los distintos servicios.

Sobre los Documentos Electrónicos, se hace referencia al almacenamiento y disponibilidad de dicho documento, siempre bajo unas reglas de seguridad sin pasar por alto la famosa LOPD, siguiendo las principios de integridad, autenticidad, confidencialidad, etc. Se habla también de los formatos en que ha de almacenarse los documentos y de la digitalización de los documentos en soporte papel.

Sin duda, vemos que éste es un texto bastante genérico y más que ser una enumeración de normas/estándares concretos, algo que sería cuanto menos utópico si hablamos a nivel nacional,  se trata de una apuesta y declaración de intenciones bastante condundente.

Después de haberle dedicado unos minutos a este texto y cuál sería su implicación a nivel autonómico, más concretamente en Andalucía, sin duda alguna se me viene a la cabeza una palabra: PLATINA. Desde hace algún tiempo la Administración Andaluza ya viene observando la problemática de tener un batiburrillo de servicios muchas veces difícil de conectar entre si y viene apostando por esa plataforma como “anillo único para unirlos a todos”.

Sin duda, la interoperabilidad entre sistemas,  es un tema que quizás al inicio de los tiempos no se veía tan necesario, pero si no hemos abordado ya a día de hoy: ¡vamos tarde!

XAdES, Facturae y los ERPs

20 Jun 2008

La nueva versión 1.3.0 de la plataforma Viafirma (que tenemos en el horno preparada para salir a finales de Junio) proporciona, junto con otras muchas funcionalidades, soporte completo para el formato de firma XADES-EPES, cumpliendo con  todas las recomendaciones que la AEAT hace sobre el formato facturae. Por lo que la plataforma se convierte en una solución ideal para ERPs que deseen firmar digitalmente sus documentos y facturas.

Desde sus inicios la plataforma esta pensada para facilitar al máximo su integración con aplicaciones de terceros,  existiendo implementaciones del cliente tanto para .Net como para Java, con una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA). Lo que permite la total delegación de las complejidades de la firma y la custodia digital sobre la plataforma.