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The processes of an SME and electronic signatures (Spanish version)

14 Feb 2013

Es conocido por todos que la naturaleza humana nos indica que todo cambio conlleva un riesgo. Cuando hemos valorado ese riesgo y descubrimos que es menor de lo que pensamos, entonces nos planteamos hacer el cambio. En definitiva, lo que nos da miedo y nos hace ser reticentes a cambiar es la incertidumbre que rodea la valoración del riesgo. Cuanto más información tengamos pues, de las consecuencias del cambio, menor miedo nos dará cambiar.

Empiezo haciendo esta reflexión para tratar de comprender el porqué a los gerentes de pequeñas empresas, tan sumamente acomodadas en su zona de confort, les cuesta tanto el cambiar sus procesos tradicionales y arcanos, a algo que les podría ayudar a salvar, ya no sólo su tiempo, sino su DINERO. Y posiblemente, el miedo al cambio, tan propio del instinto humano sea la principal razón por la que, no ya sólo no cambian, sino que ni se lo plantean, alegando complejidades místicas que escapan al entendimiento humano. Veamoslo con un ejemplo:

Proceso

El departamento de contabilidad, o mejor, la persona encargada de ello en una empresa pequeña se encuentra todos los finales de mes con una lista de nóminas las cuales han de ser firmadas por sus trabajadores para cumplir con la ley vigente. Al tratarse de una empresa de venta de seguros, la mayoría de sus empleados son comerciales que están en la calle y rara vez se pasan por la oficina, con lo cual, tiene que estar pendiente de que, durante los primeros días del mes, cada empleado se pase por su despacho para simplemente realizar un trámite. Los empleados, por la cuenta que les trae, se pasan en la primera semana por la oficina, aunque, muchas veces, sólo sea para eso.

Dicho proceso le esta costando a la empresa:

  • Tiempo perdido en el desplazamiento de cada comercial: Supongamos que son dos horas, y que cada comercial suele vender uno o dos seguros en ese tiempo.
  • Tiempo de la persona de contabilidad: Teniendo que estar pendiente de avisar a todo el mundo y de recolectar y archivar los documentos.
  • Dinero en recursos: EL papel de los documentos (imaginad que hay 6 empleados * 12 meses * 4 años = 288 nóminas – Y eso que la empresa es joven!), el espacio generado por este, el impacto medioambiental, etc.
  • Dinero perdido en productividad: Se pierde productividad en ambos departamentos, lo que se traduce en pérdidas monetarias de manera indirecta.

Solución

Veamos ahora la solución que planteo. ¿Por qué no simplificarlo todo en un sistema que me permita firmar los documentos de manera telemática? Es decir, si los comerciales pudieran firmar desde la calle, se solucionaría el problema del tiempo perdido en traslado, si además este sistema almacenara los documentos de forma electrónica, se solucionaría el problema de espacio, si se pudiera hacer de forma automatizada se solucionaría también el problema de la pérdida de productividad. Pues bien, resulta que ya existe esta solución, y se llama firma electrónica.

En resumen, todo esto me lleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué entonces no lo hace todo el mundo? Veamos ahora las “pegas”:

Pegas

  • La firma electrónica no es legal: Incorrecto, depende del tipo de firma pero las más “avanzadas” tienen exactamente la misma validez legal que la manuscrita.
  • Mis comerciales están en la calle y no tienen PC, ¿Cómo van a firmar?: Fácil, se llama firma electrónica móvil y está disponible para (casi) todos los sistemas operativos móviles (iOS, Android, Blackberry, Windows Phone…).
  • Para eso se necesitan certificados digitales, y de eso nadie tiene en mi empresa: Bueno, seguro que tienen DNIe, el cual (sorpresa!) también tiene un certificado digital en su “interior”.
  • No, hay dos personas que aún no tienen DNIe: No pasa nada, para eso está la firma digitalizada, es decir, firma manuscrita “escaneada”.
  • Todo eso es muy complejo para mí: En absoluto, si somos capaces de abrir un correo y reenviarlo seremos capaces de firmar electrónicamente. No es cómo operar con la Administración Pública, esto es mucho más fácil de usar (usable).
  • Seguro que es muy caro para una empresa tan pequeña: Lo era, pero desde que existe el maravilloso mundo del cloud computing, se pueden llegar hasta pagar céntimos por firma realizada.

¿No me creéis? Pues bien, animo a todo aquel escéptico a plantear una “pega” para este escenario que no tenga una solución con firma electrónica 😉

Y por supuesto, espero que ahora alguien me responda a la pregunta; ¿Por qué no lo hace todo el mundo? Como no sea por el miedo al cambio…

Espero vuestros comentarios

Infografía: 10 razones por la que usar firma electrónica en lugar de firma manuscrita

02 Ago 2012

Según la legislación española (y muchas latinoamericanas), la firma electrónica reconocida cuenta con la misma validez legal que la firma manuscrita, con lo que a partir de aquí me surgen algunas preguntas: ¿Por que la gente sigue teniendo reticencias para usar la firma electrónica en lugar de la tradicional en papel? ¿Cuál es su miedo? ¿O es desconocimiento? ¿Será por la falta de promoción publicitaria? Pues bien, sin ánimo de crear un debate en el que se vuelvan a estudiar las razones por las que la gente de a pie tiene estas reticencias, os dejo una infografía con 10 motivos por los que SÍ deberías de usar la firma electrónica en tu empresa.

firma electrónica vs firma manuscrita

ERP y Pymes (IV): Contabilidad Analítica

25 Jul 2012

Durante más de un decenio, tuve una pequeña empresa en la que teníamos una plantilla que fluctuaba entre mi socia y yo mismo y hasta varias docenas de trabajadores en los picos de trabajo. Como muchos pequeños empresarios sin formación económica alguna, deposité mi confianza en una gestoría, que se ocupaba de casi todas las cuestiones contables, fiscales y laborales. A mi socia y a mi tan sólo nos ocupaba que la empresa prestase sus servicios lo mejor posible y que la cuenta del banco tuviera suficiente cada mes para todos los gastos y para podernos ir de vacaciones de vez en cuando. Esta inocente manera de actuar funcionó durante dos o tres proyectos. Fuimos observando que nuestro negocio, con la administración pública como principal cliente, estaba ligado a los ciclos de gestión de esta, con un calendario de aprobación de presupuestos, periodos de licitación, etc. Cuando teníamos la fortuna de conseguir la adjudicación de varios proyectos a la vez, nos encontrábamos con que en el inicio de dichos proyectos debíamos realizar fuertes desembolsos iniciales de arranque. Era raro que tuviéramos algún plan de facturación, ni certificaciones parciales, por lo que el pago de los proyectos se efectuaba tras ejecutar satisfactoriamente el mismo, y pasado cierto tiempo de trámites. O sea, que nuestra cuenta en el banco durante casi todo el proyecto bajaba y bajaba hasta que llegaba el momento del pago de las facturas en el que subía como la espuma de la cerveza. Los dos primeros cuatrimestres del año eran siempre una cuesta arriba interminable y el último nos confundían con Scrooge McDuck (el tío Gilito).

Dibujo del Tío Gilito en su baño diario de monedas

Así que ya no bastaba con ir viendo como evolucionaba la cuenta del banco. Porque nos llevamos algún que otro susto importante por falta de cash. Teníamos que prever que iba a suceder el mes que viene, y el otro, y el otro. Y comenzamos a realizar unas primitivas previsiones de tesorería en excel. Fuimos identificando costes directos e indirectos, repercutiendo los primeros de forma adecuada en las ofertas, estudiando al rentabilidad real de cada proyecto, previendo fuentes de financiación… el abc económico de una pyme, vaya.

Retrato de Julio Verne (fotografo: Félix Nadar)

Todas estas cuestiones las abordábamos de modo muy rudimentario: apenas unas excel y algo de sentido común eran nuestras únicas herramientas para la toma de decisiones. Con el tiempo, nos pasamos a las TICs para la gestión de presupuestos y de proyectos, pero nunca se nos pasó por la cabeza tener una herramienta contable de la que poder extraer información actualizada de costes, previsiones financieras, etc. Desconocíamos lo que era un ERP, y si lo hubiéramos sabido, nunca podría haber estado a nuestro alcance. Y si me hubieran dicho que algún día existiría una herramienta de gestión integral de mi negocio, que incluía la gestión de proyectos, la contabilidad analítica y mucho más, sin coste de licencia, me hubiera reído de quien me lo dijese. Lo del “Anillo Único“, que gobernase todos los procesos, era simplemente pura fantasía del genial Tolkien. Pero como decía Julio Verne: “Si un hombre se imagina una cosa, otro la tornará en realidad“. Y hoy en día disponemos de los ERP opensource, al alcance de cualquier pyme. Y tenemos entre ellos OpenERP y su módulo de contabilidad analítica.

Ya hablamos en el artículo anterior de la capacidad de los módulos de contabilidad financiera de OpenERP. Pero la contabilidad financiera exige legalmente una estructura de cuentas de la que resulta difícil extraer información para tomar decisiones. Así que si usamos únicamente estos módulos, podremos estar tranquilos a la hora de cumplir con nuestras obligaciones tributarias, pero nos será extremadamente complicado saber si estamos en condiciones de bajar un poco los precios de la próxima oferta para ser más competitivos, o si podemos permitirnos comprar esa fantástica máquina que resolverá todos nuestros problemas de producción.

La contabilidad analítica o contabilidad de costes no tiene las restricciones legales de la contabilidad financiera, pues es de uso interno de la empresa, por tanto, se puede realizar cualquier Plan Analítico, con el grado de complejidad que se quiera. OpenERP permite esa libertad a la hora de elaborar la estructura analítica. Evidentemente, el grado de esfuerzo requerido en la parametrización del módulo será equivalente a la profundidad de análisis requerida. Pero en el éxito de esta tarea tiene más que ver la pericia de análisis del usuario que el conocimiento de la herramienta, que resulta relativamente fácil.

La estructura del plan analitico es tipo árbol y no está limitada, pudiéndose realizar distintos planes simultáneamente, dependiendo de distintos enfoques. Se pueden hacer análisis de facturas, de asientos, de tesorería, de activos, etc. Se puede asociar un gasto o un ingreso de la contabilidad financiera a una o varias cuenta analíticas, a través de las distribuciones analíticas.

Pero la aplicación de cuentas analíticas no se ciñe a los procesos de contabilidad. También se pueden aplicar para analizar ventas, compras o proyectos, donde resulta imprescindible para poder gestionar economícamente los mismos (con campos tan interesantes como el de “límite máximo de presupuesto”). Se puede detectar con facilidad rentabilidad, desviaciones, ect. Y poder tener esos datos que con tanto trabajo extraía con mis modestos excel, con mucha más rapidez y garantía.

Volviendo a una de las características fundamentales de los ERPs, el dato único, la enorme potencia analítica de OpenERP consiste precisamente en que los datos que analiza pueden abarcar de manera instantánea, todos los procesos del negocio. No es necesario cruzar datos, añadir, modificar o actualizar información. Toda la información económica requerida está en tiempo real, para poder tomar decisiones de manera ágil y confiada. El “inconveniente” es que luego no podremos echarle al culpa al sistema de elegir el camino equivocado 😉

ERP and SMEs (III): financial accounting (Spanish version)

16 Jul 2012

Aunque en el devenir de una pyme lo primero que se suele necesitar es la gestión de proveedores (SRM) y, sobre todo, clientes (CRM), nos la vamos a saltar de momento para ir a lo que a mí me parece el corazón de OpenErp: el control de la pasta. En los tiempos que corren, el minucioso control económico y financiero se ha convertido en una actividad crítica, desde los gobiernos hasta el más pequeño de los negocios. Así que le pediremos al sistema lo que Rod Tidwell a Jerry Maguire:

Casi cualquier actividad de OpenErp tiene repercusión contable. Indirectamente, todas. Una venta que se formaliza con su factura, el pago de las nóminas, una reposición de stock, los gastos del comercial, una compensación a un cliente, la limpieza de la oficina, la liquidación tributaria… Una de las enormes ventajas de OpenERP es que, se produzca donde se produzca la actividad, compras, ventas, marketing, producción… estas áreas NO se tiene que poner en contacto con contabilidad para informar de la novedad contable, porque simultáneamente a cualquiera de estas tareas YA se está produciendo su repercusión contable. No se produce comunicación entre distintas bases de datos y sistemas: sólo hay un sistema y una única bases de datos. El dato se introduce una única vez y repercute inmediatamente en cuantas áreas se haya configurado según los flujos de negocio. No hay tiempos de espera de comunicación entre áreas, ni pérdida de datos, ni introducción repetida de los mismos. Y mejora la calidad de vida de los contables 🙂

Al ser un sistema general, adaptable a cualquier tipo de negocio, la configuración inicial es fundamental y requiere un esfuerzo importante en el inicio, esfuerzo que se ve enseguida amortizado por la fluidez y la simplificación de tareas contables. Como ya adelantábamos en el artículo anterior, lo primero será elegir la localización contable necesaria, es decir, la configuración contable adaptada a la legislación del país donde la empresa realice su actividad. Es importante observar aquí que los módulos certificados de OpenERP contemplan una configuración muy básica de algunas localizaciones, y que para usar como en nuestro caso, la contabilidad según la normativa de España, deberemos instalar y configurar adecuadamente un conjunto de módulos no certificados de la localización española. Afortunadamente, la comunidad de desarrollo de dicha localización es uno de los más activos de OpenERP, por lo que las posibilidades funcionales de estos módulos son muy amplias.

Como decía, una vez instalados los módulos necesarios, es esencial un trabajo de configuración inicial importante, que en gran medida irá personalizado en función de las características de cada empresa: régimen fiscal, plan contable, etc. Lo ideal es haber realizado previamente un estudio de los procesos de la empresa, en particular de los procesos económico-financieros, ya que en la medida en que esta primera configuración se realice con precisión se obtendrá un sistema más o menos eficiente y eficaz. Si hubiese conflicto entre los procesos de la empresa y los de OpenERP, lo recomendable es optar por estos últimos modificando donde sea necesario los propios, ya que los modelos de OpenERP están basados en las mejores soluciones contrastadas. No vamos a ocultar que en este cambio, sobre todo en empresa de larga trayectoria, con “vicios procedimentales” fuertemente arraigados, se pueden encontrar serias actitudes de rechazo al cambio, que deben ser previstas y gestionadas con inteligencia si queremos llevar el proyecto a buen puerto. Esta dificultad, que se puede encontrar en cualquier departamento de la empresa, se encontrará especialmente en el área de contabilidad, habitualmente la más reacia a cualquier cambio.

Sin embargo, el esfuerzo bien vale la pena. En cuanto pasa el periodo de adaptación, los usuarios, tanto los generadores de actividad contable, como los gestores de la misma, ven una notable mejoría en esta actividad, ya que el registro contable se hace de forma rápida y sencilla.

Como muestra para contables reacios, en el área de contabilidad financiera de OpenERP, concretamente en la localización española podemos, entre muchas otras, encontrar las siguientes funcionalidades:

  • Importación de extractos bancarios. Consigues tener registrado todos los movimientos de tus cuentas bancarias y con ello poder conciliar los movimientos de las facturas que tienes pendiente de cobro o pago.
  • Registro de caja. Permite gestionar los movimientos diarios de dinero en efectivo y que esto quede reflejado al final del día en la cuenta de Caja.
  • Realización de asientos contables de forma manual.
  • Gestión de remesas de cobro y de pago según las normas CSB 19 (recibos domiciliados), CBS 32 (descuento comercial), CSB 58 (anticipos de créditos) y CSB 34 (emisión de transferencias, nóminas, cheques, pagarés y pagos certificados) para poder ser enviados a la entidad bancaria.
  • Presupuestos basados en las cuentas analíticas.
  • Conciliación de asientos manual y automáticamente. En la primera opción te permite seleccionar las cuentas que queremos conciliar y en la segunda el programa busca por importes coincidentes y los concilia.
  • Realización de asientos recurrentes. Permite realizar asientos iguales que se sucedan todos los meses, con los mismos importes y las mismas cuentas. Por ejemplo, el pago de un préstamo.
  • Re-numerar asientos contables. Permite ordenar los asientos por fechas para su posterior presentación en el Registro Mercantil.
  • Cerrar periodo. Una vez cuadrado un período es posible cerrarlo para que no se hagan otros movimientos que puedan alterar los datos contables.
  • Cerrar un ejercicio fiscal. Con esta función se comprueban si algún asiento no está asentado y una vez verificado te crea el asiento de Pérdidas y Ganancias, Cierre del ejercicio y Apertura del ejercicio siguiente.
  • Amortizaciones. Permite calcular la depreciación que va sufriendo un inmovilizado a lo largo de su vida útil.
  • Genera los informes más importantes como son el Balance de situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el informe de impuestos.
  • Genera los ficheros necesarios para las Declaraciones con la Agencia Tributaria como son el modelo 340, 347 y 349.

En resumen, el control económico sobre toda la actividad de la empresa es ágil, exacto, exhaustivo e inmediato. Como consecuencia inmediata, la información del estado económico y financiero para la oportuna toma de decisiones no tiene que esperar a la preparación de informes, muchas veces incompletos u obsoletos. Esto disminuye la incertidumbre y mejora por tanto la confianza en los momentos en los que estas cuestiones cobran vital importancia.

De la información del estado económico y financiero necesaria para la correcta toma de decisiones hablaremos en el próximo artículo, dedicado a la contabilidad analítica.

ERP y Pymes (II): “El anillo único”

27 Jun 2012

Anillo único ERP

En el artículo anterior comentaba la evolución habitual de las TICs en la incorporación de las nuevas tecnologías en su gestión, y cómo se van incorporando aplicaciones según las necesidades puntuales, atendiendo a tareas, sin tener en cuenta la totalidad de los procesos. Los sistemas apenas permiten la interoperabilidad. La información se maneja de manera parcial, muy fragmentada, formándose las llamadas islas de información.

Conforme la empresa va creciendo, se va haciendo cada vez más ingobernable. Al final del artículo hablábamos del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP(Enterprise Resource Planning), como ese “Anillo Único” que gobierne todos los procesos, pero sin las intenciones oscuras de Sauron 😉

Un único Sistema de Información, con el dato único como característica fundamental. Los datos sólo se introducen una vez en el sistema y son gestionados en tiempo real y compartidas de manera coherente por todas las áreas de la empresa. La información fluye según modelos de negocio contrastado y reconocidos como las mejores soluciones. Esto a veces conlleva cierta reingeniería de procesos, ya que son los procesos horizontales de la empresa los que deben adaptarse al sistema y no al contrario.

Como indicábamos también en el artículo anterior, describiremos el ERP que Viavansi ha elegido para su gestión propia y la de sus clientes: OpenERP, un ERP open source respaldado por una amplia comunidad de desarrolladores.

Los ERP tienen principalmente funcionalidades horizontales, comunes a la necesidades de la mayoría de las empresas en todo el mundo: contabilidad y finanzas, recursos humanos, compras, ventas, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence)… Además de estos procesos, el ERP suele venir acompañado de un CRM, que completa el flujo de negocio en relación con los clientes.

En esta relación hay que observar que la contabilidad financiera es un caso especial. Debido a las peculiaridades legales de cada país, es necesaria una implementación de la contabilidad financiera específica para cada país. Es lo que se denomina localización contable.

Además de las funcionalidades comunes, existen ERPs adaptados a las necesidades particulares de una actividad empresarial concreta, por ejemplo, un ERP preparado para una granja avícola o una agencia de viajes. Son los llamados desarrollos verticales.

Los ERP entienden la empresa (denominada compañía en OpenERP) como un conjunto de áreas o departamentos interrelacionados por la información que comparten en los procesos en los que están implicados. La estructura modular de OpenERP corresponde a esta interpretación, de tal manera que, aunque interrelacionados y manteniendo en todo momento la filosofía del dato único, el sistema permite activar más o menos módulos en función de las necesidades iniciales cada negocio, pudiendo agregar otros módulos conforme sean necesarios.

Los módulos certificados de OpenERP corresponden a estas áreas principales:

  • CRM: iniciativas, oportunidades, órdenes de venta, libreta de direcciones, reuniones, llamadas telefónicas, facturación, servicio post venta, recaudación de fondos, productos, documentos e informes.
  • Compra: solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, libreta de direcciones, control de inventario, control de facturas, productos e informes.
  • Manufactura: recursos, listado de productos, planificación, fabricación, control e informes
  • Gestión de almacenes: gestión de almacenes, trazabilidad, control de inventario, productos, adquisiciones automáticas e informes.
  • Gestión de Proyectos: gestión de proyectos, planificación a largo plazo, recursos, time tracking e informes.
  • Contabilidad: pagos, cobros, banco y efectivo, análisis gráfico, planes contables, presupuestos, procesamientos periódicos, e informes
  • Recursos Humanos: recursos humanos, permisos y vacaciones, control horario, gastos, procesos de evaluación, reclutamiento e informes
  • Marketing: campañas, plantillas, automatización, análisis gráfico e informes.

La interfaz es fácilmente personalizable. Debido a su carácter general de su configuración inicial, la compañía puede requerir de alguna funcionalidad horizontal más específica. Para ello, además de los módulos certificados, en el Centro de Desarrollo están disponibles más de 700 módulos que complementan la oferta de este ERP open source. Su aún sigue necesitando alguna funcionalidad aún no disponible, siempre es posible un desarrollo particular, a partir de los módulos existentes.

Existen una importante presencia de foros, tanto técnicos como funcionales. El foro oficial en español es uno de los más activos.

En el próximo artículo hablaremos de una de las principales áreas de OpenERP, la contabilidad financiera, centrándonos en la localización española.

ERP y pymes (I) ¿Es posible una solución única para todas las necesidades de una pequeña empresa?

21 Jun 2012

Es frecuente que el desarrollo digital de una pyme vaya en función de sus necesidades inmediatas, sin la realización de una planificación adecuada. Sea del tipo que sea, cualquier pequeña empresa necesita controlar las facturas, llevar adecuadamente cobros y pagos, hacer una mínima previsión de tesorería y empieza resolviendo sus necesidades contables inmediatas con las socorridas hojas de cálculo para pasar a algún programa de contabilidad.

Con que haya un mínimo de plantilla, necesitará al menos de una aplicación de nóminas. También necesitará gestionar los permisos y vacaciones del personal.
Por otro lado, se necesitarán poder gestionar adecuadamente clientes y proveedores, establecer una mínima planificación comercial. La gestión digital de compras y ventas pronto se hace imprescindible: catálogos, tarifas, descuentos… Si además produce elementos tangibles, necesitará al menos un programa que le facilite el control de stock, el movimiento entre almacenes… Si su negocio está orientado a proyectos, no podrá trabajar sin una herramienta con la que pueda gestionarlos. Y así un largo etcétera.

Cada una de estas necesidades se irán solventando conforme vayan apareciendo, realizando pequeñas (o grandes) inversiones en la adquisición de licencias de distintos programas y proveedores. Cada área o departamento irá resolviendo sus necesidades, en función de tareas concretas, sin tener en cuenta al resto, y aislándose. Lo habitual será no exista integración alguna entre cada uno de estos sistemas, y que los mismos datos haya que meterlos repetidas veces en cada uno de los sistemas. Pronto la empresa se convertirá en un archipiélago de información.

Si la dirección de la empresa necesita hacer una mínima planificación estratégica, o conocer su situación financiera se verá abocada a ir realizando consultas parciales a cada uno de estos sistemas, consiguiendo una información la más de las veces incompleta y desactualizada, por lo que no podrá tomar las decisiones adecuadas para el progreso de su negocio.

El problema fundamental es que el crecimiento digital se suele hacer de manera orgánica, atendiendo a necesidades puntuales, orientado a tareas, pequeñas o grandes, y no a los procesos generales del negocio.

¿Existe una la solución única?¿Es posible una herramienta que refleje los flujos naturales de los procesos de mi negocio? Y lo quizás pueda interesar más: si esa utopía, ese “anillo que los gobierne a todos” existe, ¿está al alcance de los modestos presupuesto de TI de una pequeña empresa?

Esa solución existe y se llama Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema que, recogiendo las mejores prácticas de negocio, integra en una base de datos única toda la información necesaria para los principales procesos, dotándolo de consistencia, accesibilidad, interoperabilidad, eficacia inimaginables en un escenario de aplicaciones múltiples.

ERP, Business Inteligent

Dicha solución ha estado tradicionalmente asociada a grandes corporaciones, con enormes presupuestos. Es cierto que las grandes firmas de desarrollo ERP tienen productos orientados a pymes, pero no es menos cierto que dichas soluciones tienen un grado de personalización mínimo y que, una vez atados a una solución propietaria, los costes de adaptación a las necesidades concretas se vuelven insostenibles para cualquier pequeña empresa. La introducción de las soluciones open source en el mercado, con amplias comunidades trabajando continuamente en su evolución, ha permitido que las pymes puedan incorporar ERP a su tecnología de gestión, convirtiéndola en una herramienta insustituible que mejorará todos los aspectos de su negocio incluida su cuenta de resultados, cuestión de supervivencia en los tiempos que corren 😉

En los próximos artículos profundizaremos en las funcionalidades básicas, de cualquier ERP: contabilidad financiera y analítica, recursos humanos, compras, ventas, CRM, marketing, producción, proyectos, BI (business intelligence) , etc. Nos centraremos en el producto open source que Viavansi ha elegido, tanto como como herramienta propia de gestión, como para ofrecérselo a sus clientes: OpenERP. Finalmente, explicaremos cómo combinamos esta potente aplicación con Viafirma , nuestra plataforma de autenticación y firma digital y con nuestro modulo de factura electrónica, siguiendo los estándares de facturae.

The e-Government: Innovation in Public Administration (Spanish version)

22 May 2012

Hace unos días Xavier Marcet publicaba en su blog un post sobre las barreras de la administración pública a la innovación. Xavier, además de licenciado en Historia, diplomado en Gestión Pública (ESADE) y profesor en varias universidades es un conocido asesor en la dirección de empresas e instituciones, especialmente en el campo de la comunicación corporativa y de la gestión estratégica.

Pero estás barreras no salieron de la idea solitaria y subjetiva de una sola persona, sino de una actividad propuesta a sus alumnos del curso de Gestión de la Innovación en las TIC, con lo que se puede decir que, en cierta medida, fue un grupo de gente con conocimientos avanzados sobre la administración pública los que definieron dichas barreras.

Se hace interesante pues, analizar las posibles causas de tanta reticencia por innovar por parte de la Administración Pública.

Las barreras son las siguientes:

  • Rigidez estructuras
  • Falta de recursos
  • Falta de estrategia
  • Poca orientación a ciudadano/usuario
  • Falta de Liderazgo
  • Falta de Motivación
  • Resistencia corporativista
  • Políticos sin orientación a la innovación
  • Intolerancia política y mediática al error
  • Falta de incentivos
  • Miedo
  • Procedimientos muy inerciales
  • Mala gestión de talento. Poca meritocracia.
  • Cultural inercial y burocrática

Según apunta Marcet, el miedo es el principal impedimento a la hora de innovar en las Administraciones, pero ¿miedo a que?, ¿miedo al error? ¿miedo a desafiar la estructura y espesez de la Administración? ¿miedo a ser tildado de “hereje” por tus compañeros? Seguramente un poco de todo.

Cristina Garmendia, antigua Ministra de Ciencia e Innovación de España, apuntaba hace unos días en el Encuentro Directivo del Instituto de Estudios Cajasol celebrado en Sevilla la importancia de la innovación y el emprendizaje para salir de la situación actual de recesión en la que se encuentra nuestro país. Cristina sugería que el cambio en la actitud hacia la innovación debe de venir impulsado precisamente desde la Administración Pública, premiando e incentivando al “intraemprendedor” y sus ideas y sobre todo, cambiando una cultura y estructura actual, donde la innovación depende de la buena voluntad de aquellos valientes que se atreven a desafiar este sistema.

Todo esto me lleva a la siguiente reflexión: ¿Qué mejor manera hay de innovar en este sector que a través de las nuevas tecnologías?

Administración electrónica

Es entonces cuando se nos tiene que venir a la mente la e-Administración y sus ventajas. Y es que se hace patente la necesidad de convertir la oficina tradicional en una oficina sin papeles, ahorrando así en tiempo y costes y sobre todo habilitar la vía electrónica para la realización de tramites entre la Administración y el ciudadano.
Sin duda, un gran ahorro para, sobre todo, pequeñas y medianas empresas, las cuales se verían beneficiadas claramente gracias a, por ejemplo, los certificados digitales, el DNIe o la firma electrónica.
Dado que las pymes componen alrededor del 70% del tejido empresarial español, la Administración electrónica es, sin duda, un buen comienzo por donde empezar a innovar.